Ik wil samenwerken! Maak ik een SharePoint site of een Office 365 Group aan?

Voor samenwerken was SharePoint jarenlang dé tool, maar met de komst van Office 365 Groups is er enige verwarring gekomen. Maak je nou een SharePoint Site aan of een Office 365 Group om samen te werken? Dat hangt helemaal af van het doel van de samenwerking en de manier van werken.

In Nederland zijn we gewend om gestructureerd vanuit processen en projecten te werken. Microsoft gaat eerder uit van een ad hoc, vrijstaand model van samenwerken, waarbij gebruikers naar eigen inzicht te pas en te onpas een SharePoint site opzetten, inrichten en mensen uitnodigen. Vanuit QS solutions helpen wij daarom met de exacte inrichting van SharePoint zodat de formele gestructureerde manier van werken intact blijft. Maar waar plaats je Groups nu?

Het ad hoc vrije model

Die vrije manier van samenwerken is zeker niet verkeerd. Het past perfect bij bepaalde type organisaties, vaak jong en snel groeiend, met veelal Millenials in het personeelsbestand. Denk bijvoorbeeld aan een mooie, nieuwe wolkenkrabber op de Zuidas waar vier academisch afgestudeerden een kantoorruimte huren voor hun start-up. Ze nemen nog vier mensen aan en zoeken dan een tool om goed te kunnen samenwerken vanaf elke locatie en vanaf elk apparaat. Office 365 met nieuwe tools als Groups, Microsoft Teams en Planner voldoet dan exact aan hun wensen en hun manier van werken.

Structureel en gedocumenteerd

Aan de andere kant van het spectrum heb je het MKB, MKB+ en grote bedrijven van enterprise-omvang. De bedrijfsprocessen zijn hier veel strakker ingericht en worden volledig ondersteund door IT-systemen zoals ERP, waarin informatie gestructureerd wordt vastgelegd en gedeeld. Ook in deze organisaties heb je natuurlijk ongestructureerde informatie, wat in allerlei losse documenten wordt gemaakt en verstuurd per mail. Pas je hier het vrije model toe van samenwerken, dan zul je zien dat die vlieger niet opgaat. Die wolkenkrabber op de Zuidas waar de startup in zit, zou op deze manier niet zijn gebouwd. Grote megaprojecten zoals in de bouw worden namelijk gedreven door een projectstructuur en daarvoor is een gedegen inrichting nodig van de informatie.

Van gestructureerd naar ad hoc en weer terug

Natuurlijk weten kenniswerkers zelf ook wel hoe ze nieuwe tools zoals Groups kunnen gebruiken. Daar is een hele simpele reden voor. Iedereen heeft wel in zijn werk te maken met ongestructureerde ad hoc samenwerkingen. Zoals bijvoorbeeld twee collega’s die samen met een extern marketingadviseur een kort marktonderzoekje doen. Je wil dan snel de informatie tijdelijk bij elkaar brengen en een Group is daar prima voor. Maar wanneer je vervolgens een nieuwe marketingstrategie op gaat zetten, dan krijgt het vorm en wordt het iets structureels. Er komt dan een formeel project dat het management moet goedkeuren en waarvoor budget moet worden toegekend, en daarvoor is Groups gewoon niet geschikt.

Daarom raad ik aan om een mix te gebruiken. Met SharePoint sites maak je werkstructuren in de vorm van teams, projecten, communities en relatiedossiers. Neem als voorbeeld een bank met een aparte community voor het delen van kennis over hypotheken. Het community team ziet in de markt dat huizenprijzen omhoog gaan, financiering lastiger wordt en ouders steeds vaker betrokken worden bij de financiering voor starters. Ze stellen daarom een onderzoeksteam samen voor een ad hoc minitraject met een aparte Group om informatie te verzamelen. Na afsluiting van het onderzoek is de informatie gestructureerd in documenten dat vervolgens via SharePoint wordt teruggegeven aan de community. Dat maakt van de community een publicatiekanaal voor onderzochte en gerapporteerde stukken voor de leden van de community. Na die oplevering kan de Group worden opgeheven, want het is een tijdelijke ad hoc werkruimte voor een kort project. Je kunt Groups ook breder inzetten voor projecten met meerdere collega’s, leveranciers en partners, waarbij je verschillende mensen toegang geeft tot verschillende Groups om onderscheid in informatie en samenwerking te maken.

Groups voor informatie verzamelen, SharePoint voor informatie delen

De trigger voor dit artikel was de vraag van een collega. Als accountmanager had hij een Group aangemaakt voor een aanbesteding. Na afronding vroeg hij mij waar hij het aanbestedingsdocument moest laten. Het antwoord is bij de relatie site voor die klant. Elke afdeling-, project-, community- of relatie site kunnen Groups gebruiken voor korte ad hoc samenwerkingsverbanden. In iedere site zie je welke Groups erbij horen, zodat losse ad hoc samenwerkingen zullen resulteren in gestructureerde informatie op de site.

Meer weten? Neem gerust contact met me op!