CXO-Cockpit dicht gat tussen Marketing en Sales

Officieel valt het bedrijf niet meer onder de noemer ‘start-up’, maar het in 2007 opgerichte CXO-Cockpit is nog een echte challenger in de markt. Met haar web-based en mobile Enterprise Performance Management-rapportage en –dashboard tools voor financiële professionals, verovert CXO-Cockpit razendsnel de internationale markt. Om deze groei te continueren en uit te breiden, besloot de organisatie haar in- en externe sales- en marketingstrategie te optimaliseren. Richard Wolters, Marketing Manager bij CXO-Cockpit, vertelt hoe hij het marketing- en salesproces geautomatiseerd heeft en het gat tussen marketing en sales heeft weten te dichten.

Wat waren de belangrijkste sales- en marketinguitdagingen voor CXO-Cockpit?

We zijn een relatief nieuwe organisatie die hard groeit”, vertelt Wolters. “Ons CRM-systeem liep vol en onze salesstrategie was volledig opgebouwd rondom de zakelijke netwerken van onze oprichters en accountmanagers. Er was onvoldoende sprake van een goed te managen pijplijn waaruit onze accountmanagers wereldwijd konden putten. Daarnaast was ook het CRM-systeem niet gestructureerd, waardoor goed inzicht ontbrak. Om deze processen te professionaliseren en structureren, besloten we het sales- en marketingproces zo snel mogelijk te automatiseren. Hiervoor gingen we op zoek naar een daadkrachtige partner die niet bang was voor een strakke deadline en direct de juiste vragen stelt om de gestelde doelstellingen te behalen. Deze partner vonden we in QS solutions. Binnen een week was alles beklonken.” CXO-Cockpit koos voor Microsoft Dynamics CRM Online in combinatie met de marketing automation tool ClickDimensions. Hiermee is de organisatie in staat de sales- en marketingcampagnes te automatiseren, plannen en meten. “De samenwerking met QS solutions is vanaf het begin heel goed geweest. Mede dankzij de CRM Quick Starts, voorgedefinieerde configuraties op basis van best practices, van QS solutions hebben wij de deadline gehaald. Binnen een maand was de implementatie afgerond en kon de volledige organisatie internationaal vanuit één CRM-systeem werken.”

Wat betekent marketing automation voor de sales- en marketingstrategie?

“Van het creëren van awareness tot het realiseren van retentie; het sales- en marketingproces is volledig geautomatiseerd en in kaart gebracht. Het hele proces wordt nu gedragen door ons CRM-systeem. Hierdoor hebben we exact in kaart welke acties wel of juist niet werken, in welke fase een prospect of klant zich bevindt en wat de ROI is van de diverse marketingactiviteiten. In combinatie met een nieuwe website, zijn we gestart met een lead scoring model. Hiervoor worden alle zogeheten touch points automatisch gewaardeerd met een score, denk bijvoorbeeld aan een klik op de website en het downloaden van een whitepaper. Iedere keer dat we met een prospect in aanraking komen, wordt dit geregistreerd. Zo krijgen we inzicht in de status van een lead en kunnen we de prospect bovendien gericht blijven voorzien van informatie; lead nurturing. Stel dat een CFO op onze website kiest voor een Hyperion HFM live demo en het contactformulier invult, dan wordt dit geregistreerd en voor het eerstvolgende webinar over dit onderwerp ontvangt hij automatisch een uitnodiging. Marketing automation betekent voor ons inzicht en meetbaarheid op basis waarvan we de pijplijn voor sales kunnen vullen.”

Wat zijn de belangrijke resultaten voor de organisatie?

“Nadat wij samen met QS solutions onze sales- en marketingprocessen gestructureerd hadden, zijn we ons gaan focussen op het creëren van awareness. Dit doen we bijvoorbeeld door middel van whitepapers, video’s en blogs. Op dit moment is het zo dat marketing meer leads genereert dan sales kan verwerken met de aandacht die het verdient. Door middel van nurturing en scoringmodellen kunnen we nu selectiever zijn in de opvolging van de leads met de hoogste scoringskans. Dat zegt wel iets over het succes van deze aanpak. De grootste winst is wat mij betreft het beschikken over cijfers. We hebben controle en inzicht gecreëerd. Op basis van diverse dashboards in Dynamics, kan ik daadwerkelijk de ROI van marketing laten zien. Dit heeft er ook voor gezorgd dat het gat tussen sales en marketing is gedicht. Al onze accountmanagers kunnen terugkijken in de historie van een prospect en beschikken over marketing qualified leads. Zo ga je op basis van kwalitatieve informatie het gesprek aan. Daarnaast is dankzij automatisering het werk efficiënter geworden. Naast de eerder genoemde voorbeelden, heeft QS solutions ook onze offerte- en contractmodules geautomatiseerd. Hier moesten speciale scripts voor geschreven worden en ook maatwerk was voor hen geen enkel probleem. Het automatiseren van onze sales- en marketingprocessen heeft ervoor gezorgd dat we de flinke pijplijn inzichtelijk hebben gemaakt en honderd procent klaar zijn voor verdere groei.