CRM net zo belangrijk als het ECD

Hoe anders gaan we om met zakelijke contacten. Heb jij inzicht in het zakelijke netwerk van jouw organisatie? Wie kent wie? Wordt de inhoud van zakelijke afspraken binnen jouw organisatie wel goed gedocumenteerd? Hebben jouw medewerkers een helder overzicht van de hoofdpunten uit de contracten? In deze blog lees jij waarom een systeem voor het bijhouden van zakelijke contacten (CRM) net zo belangrijk is als het ECD.

Geen corvee

Hoe slordig is het als collega A op maandag een afspraak heeft met een wethouder, waarna precies een week later collega B voor de deur staat van exact dezelfde wethouder? Het nauwkeurig documenteren en loggen van afspraken in een Cliënt Relatie Management systeem (CRM) voorkomt dit soort onhandigheden en stelt collega’s in staat elkaars werkzaamheden in te zien. Hoewel een verslagje nog vaak als een vervelende ‘corveetaak’ wordt gezien, is maar weinig uitleg nodig om de urgentie ervan uit te leggen. Ten eerste kost een gesprek geld, want manuren, en ten tweede wordt alle opgedane kennis van collega A waardeloos wanneer hij ziek wordt of zelfs vertrekt en er geen documentatie beschikbaar is van het besprokene.

Verloren zoektijd

Goed contactbeheer in CRM betekent ook dat medewerkers in een mum van tijd de meest actuele functie- en contactgegevens van zakenrelaties beschikbaar hebben. Als je een huisartsenlunch of symposium organiseert en dagen werkt hebt voordat alle adressen op een rij staan, kunnen de uitnodigingen pas de deur uit wanneer de geprikte datum al verstreken is – bij wijze van spreken dan.

Of het nu gaat om het contact met gemeenten, zorgverzekeraars of huisartsen: medewerkers die in een oogwenk de juiste informatie over een instantie bij de hand hebben, zijn in staat professioneler, productiever en efficiënter te communiceren. Als kennis universeel wordt, kunnen taken beter worden verdeeld en komen medewerkers hun afspraken na.

Contract op hoofdlijnen

Daarnaast zorgt CRM ook voor een professionaliseringsslag in het contractbeheer. Het biedt jouw medewerkers de mogelijkheid om hoofdzaken uit contracten overzichtelijk bij te houden. Wat voor soort contracten beheer je? Wat zijn de belangrijkste afspraken? Welke contracten lopen bijna af en zitten daar opties tot verlenging tussen? Als dit niet automatisch in het oogveld springt, is het risico op vergeten en verlopen vele malen groter en kan niet meer op tijd worden geacteerd.

Ook budgettaire zaken zijn gemakkelijker na te gaan. Medewerkers hoeven niet eerst pakken ‘papier’ door te ploegen. Zij zien hoe een budget in hoofdlijnen is opgebouwd. Is er sprake van een plafond? Wat is de financieringswijze? Wel of geen voorschotten? Wel of geen SROI rapportage? Dit is nog maar een greep uit de mogelijkheden. Je hebt direct inzicht in alle contracten.

Dus, vanaf nu verwacht jij toch ook dat de medewerkers ‘Klantrelaties en zorgcontractering’ nauwkeurig hun werk in CRM bijhouden? Zo zijn de afspraken, de activiteiten, de aanbestedingen en de verplichtingen inzichtelijk en kan werk gemakkelijk worden overgedragen. Dit zorgt voor continuïteit van de financiering. En daarom is CRM net zo belangrijk als het ECD.

Jochem Dijs | +31 33 7122160 | jochemd@qssolutions.nl