Digitaal samenwerken met Microsoft Teams: de stand van zaken

Kenniswerkers willen praktische tools om te kunnen samenwerken. Het werk is immers al uitdagend genoeg. Microsoft Teams is hard op weg om dé nieuwe tool te worden in digitaal samenwerken. Maar is het integreren van Microsoft teams in de werkprocessen een kwestie van aanzetten, of moet er toch meer gebeuren? En wat wordt er nu gebruikt om digitaal samen te werken?

We bekijken in deze blogreeks over digitaal samenwerken met Microsoft als eerste de stand van zaken. Daarvoor nemen we het perspectief van de IT manager die de beslissingen moet gaan nemen of, hoe en wanneer Microsoft Teams geïmplementeerd moet worden.

Het begin van digitaal samenwerken
We gaan even terug in de tijd. Kunt u zich nog de eerste manier herinneren om bestanden te delen? Dat was met de fileserver. Hiermee konden gebruikers voor het eerst aan hetzelfde bestand werken in de vertrouwde Windows Verkenner-omgeving. Maar de nadelen werden rap duidelijk. Zonder sturing kwam er een wildgroei aan mapjes en bestanden. Er was geen versiebeheer en gebruikers en beheerders raakte al heel snel het overzicht kwijt.

Hiervoor introduceerde Microsoft met SharePoint haar antwoord in 2001, wat uitgroeide tot dé standaard voor het opzetten van een intranet. De poging om de fileserver te vervangen met metadata faalde echter. Vervolgens kwam de cloud en werd SharePoint 2013 onderdeel van Office 365. Het was alleen nog dezelfde SharePoint als on-premise. Pas met modern SharePoint ontwierp Microsoft een tool specifiek voor de cloud. Hierin zijn de UI/UX en snelheid beduidend beter en is het maken van webpagina’s stabiel en zelfs gemakkelijk geworden. De welbekende mapjes van de fileserver mogen er ook weer zijn in plaats van metadata. Maar voor digitaal samenwerken bleek SharePoint niet afdoende, en ook Outlook Groups dekte die behoefte nog niet volledig. Laat ik het zo stellen, Microsoft Teams kwam op het juiste moment.

Microsoft Teams voor gebruikers
Het credo van Microsoft Teams is het samenbrengen van documenten en communiceren in één digitale werkomgeving. Daar kun je de hele dag samenwerken aan dat ene project en communiceren: chatten, bellen en video-conferencing. De functie om een eigen Microsoft Team aan te maken is direct beschikbaar in Office 365. Gebruikers adopteren Microsoft Teams snel als dé tool om digitaal samen te werken, want het werkt gewoon plezierig. Microsoft heeft dan ook al aangekondigd om per 31 juli 2021 Skype for Business te vervangen met de functionaliteit van Microsoft Teams. Nieuwe gebruikers van Office 365 merken dat Skype for Business nu al niet meer verkrijgbaar is.

Tot zover de stand van zaken aan de gebruikerskant. En je zou kunnen denken dat we daar kunnen stoppen, want het gaat toch om tevreden gebruikers? Helaas, dat is slechts de ene kant van de medaille.

Microsoft Teams voor IT-managers
Natuurlijk, het is fijn dat gebruikers zelf een Microsoft Team aan kunnen maken om te experimenteren. Maar daarmee staat ook de deur open naar wildgroei. Want hoe houd je het overzicht over honderden Microsoft Teams zonder enige onderverdeling? Die bovendien naar eigen inzicht zijn ingericht voor projecten, communities, klanten en leveranciers? De samenwerking met externen neemt in bijna elke organisatie toe. Dat leidt in Microsoft Teams tot externe toegang tot bestanden lang nadat de samenwerking is voltooid. De verantwoording ligt namelijk bij de gebruikers om toegang in te trekken na voltooiing van de samenwerking. En dat gebeurt lang niet altijd in de praktijk. De IT-afdeling mist in Microsoft Teams het overzicht en inzicht om effectief governance te kunnen doen.

De neiging kan daarom zijn om Microsoft Teams uit te zetten. Maar het is nu net de digitale samenwerktool die gebruikers uit zichzelf adopteren. Van oudsher was de uitdaging niet zozeer de techniek, maar de gebruikersadoptie. Dat wil je niet smoren. De oplossing? Heel eenvoudig! Breng structuur en governance aan in je Microsoft Teams omgeving.

Microsoft Teams onder controle
Om langdurige adoptie van Microsoft Teams te realiseren en om ervoor te zorgen dat het gebruik van Microsoft Teams geen beveiligingsrisico’s oplevert, moet je dus structuur en governance aanbrengen. Wie mag een Microsoft Team aanmaken? Mogen externe gebruikers toegang hebben? Wie zorgt ervoor dat toegangsrechten ingenomen worden? En wat doe je met een Microsoft Team dat niet meer gebruikt wordt? Zonder structuur kan Microsoft Teams door wildgroei onoverzichtelijk en onbruikbaar worden en zonder governance kunnen er beveiligingsrisico’s ontstaan.

Het is de taak aan IT om ‘in control’ te blijven, maar daarbij wel eenvoud in gebruik en selfservice voor de gebruikers te houden. Mocht u hier meer over willen weten? Houdt dan blog drie van deze serie in de gaten, deze staat volledig in het teken van Microsoft Teams ‘in control’.

Digitaal samenwerken inclusief intranet
We kunnen ons afvragen of met Microsoft Teams nu alles aan boord is voor digitaal samenwerken? Nee, niet volledig. Het mist namelijk essentiële functionaliteiten om te kunnen fungeren als volwaardig intranet. Het informeren en communiceren van werknemers kan veel beter lopen via modern SharePoint. Momenteel staan Microsoft Teams en modern SharePoint nog naast elkaar en zijn beide producten nodig om aan gebruikers een volwaardige Digitale Samenwerkplek aan te bieden. De uitdaging is om dit als één geïntegreerd systeem aan de gebruikers te presenteren. Dat kan door Microsoft Teams een verlengstuk van het intranet te maken, of zelfs door delen van het intranet op te nemen binnen Microsoft Teams.

Voor beiden effectief zorgen
Het gaat uiteindelijk om eenvoud naar de gebruikers toe. Die adopteren Microsoft Teams rap en met plezier, maar kunnen het overzicht snel kwijtraken. IT mist nu de tools om governance effectief uit te voeren. Daarmee lijken we gek genoeg weer helemaal terug bij af, bij het moment dat de fileserver werd geïntroduceerd. Gebruikers willen gemak, IT wil controle. Hoe zorg je effectief voor beiden? Daar gaat deze reeks van blogs over. In de volgende blog laat ik zien hoe Microsoft Teams in gebruik te nemen is. Dat gaat veel verder dan alleen aanzetten en gebruiken.

 

Tom Brand