Documentbeheer en CRM: Efficiënt samenwerken met SharePoint en Dynamics 365

Documenten spelen bij veel bedrijven een grote rol in het verkoopproces. Offertes, productinformatie en servicecontracten wil je allemaal snel kunnen vinden en gebruiken. Vaak zwerven deze bestanden echter rond op verschillende pc’s, fileshares of in de inboxen van uw medewerkers. Dit staat efficiënt werken flink in de weg. Het bewaren van CRM-documenten in SharePoint biedt uitkomst en maakt samenwerken gemakkelijker.

CRM-systemen zoals Dynamics 365 zijn niet gemaakt voor documentbeheer. In de praktijk slaan de meeste mensen hun documenten op via ‘notities’, maar dat is verre van ideaal. Soms wil je namelijk hetzelfde bestand aan meerdere records toevoegen, zijn je bestanden te groot en wordt het systeem traag, of kun je dat ene bestand niet zo snel meer terugvinden. Met de integratie van Dynamics 365 en SharePoint kunnen documenten slim worden beheerd in het CRM-systeem.

SharePoint en Dynamics 365: Vijf voordelen

Het verzamelen van klantdocumenten op één centrale plek wordt eenvoudig met SharePoint. Bestanden kun je direct opslaan vanuit een Dynamics 365 contactpersoon of bedrijf naar de SharePoint server. SharePoint geeft vervolgens weer allerlei mogelijkheden om te delen, te beheren en samen te werken. Dat maakt bestanden vrij beschikbaar voor iedereen met een SharePoint licentie. Een Dynamics 365 licentie is niet meer nodig.

Het koppelen van Dynamics 365 aan SharePoint heeft vijf voordelen:

  1. Alle documenten gemakkelijk vindbaar op één centrale plek;
  2. Versiebeheer waarmee je in één oogopslag ziet welke wijzigingen iemand heeft aangebracht;
  3. Tegelijkertijd aan documenten kunnen werken en efficiënt samenwerken;
  4. Documenten zijn ook beschikbaar voor andere systemen en afdelingen, bijvoorbeeld de afdeling administratie die (typisch) geen CRM gebruikt;
  5. Ook externe partijen zoals partners of toeleveranciers kun je via SharePoint eenvoudig toegang geven. Op die manier kun je bijvoorbeeld gezamenlijk en efficiënt aan een offerte werken.

Eenvoudig te koppelen

Om Dynamics 365 aan SharePoint te koppelen, is een standaard connector beschikbaar binnen Dynamics 365. Voor deze integratie zijn uiteraard wel SharePoint licenties nodig. Omdat deze standaard connector vaak te beperkt is qua mogelijkheden, heeft QS solutions hier een eigen oplossing bovenop geplaatst. Door gebruik te maken van standaard flow functionaliteit, biedt deze oplossing een gemakkelijke opbouw in Dynamics 365. Met een heldere look & feel die Dynamics 365 en SharePoint tot één logisch geheel maakt en waarmee je prettig kunt werken.

Beter documentbeheer voor een efficiënter verkoopproces

Met de integratie tussen Dynamics 365 en SharePoint kunnen uw medewerkers snel informatie terugvinden en efficiënt samenwerken. De muren tussen afdelingen, systemen en externe partners worden afgebroken. En dat alles zorgt weer voor meer aandacht voor uw klanten.

Ook documenten beter beheren in Dynamics 365? Neem contact op voor de mogelijkheden of bekijk ons webinar Documenten in Microsoft Dynamics 365 CRM.