Hoe helpt Office 365 mijn werk eenvoudiger te maken?

Geleidelijk aan maken kennisintensieve organisaties de overstap naar de cloud. De eigen servers worden online services. Maar als kenniswerkers kampen we nu met een grote bak aan informatie en allerlei toepassingen waarin je je eigen weg moet vinden. Zeker in grote organisaties. Om je werk eenvoudiger te maken, bekijken we de concrete toepassing van machine learning in Office 365.

Zoals ik al eerder schreef, is Office 365 nu een commodity. Met de welbekende Word, Excel, PowerPoint, maar ook apps als Skype for Business, Yammer, OneNote, OneDrive en veel meer. Het is een grote zak met apps, en dat vergt nogal wat van een gebruiker. Met FastTrack biedt Microsoft al de resources om de gebruikersadoptie te stimuleren, maar dat is nog maar het begin. De echte slag wordt nu gemaakt met machine learning. We gaan er naar toe dat het systeem jouw informatie op maat presenteert.

Van search naar relevantie

Voor vinden van informatie is een zoek engine zoals Google de aangewezen tool. Content wordt geïndexeerd en de zoekmachine kijkt of een zoekwoord voorkomt in een document en toont dat vervolgens in een lijstje. Rekenregels bepalen welke content relevanter is. Maar dat werkt maar deels op kantoor, omdat je lang niet altijd weet wat er voor jou relevant kan zijn. Werk is een aaneenschakeling van continue processen, en dat is heel iets anders dan een enkele zoekopdracht naar een geinig kerstcadeau voor je partner bijvoorbeeld.

Machine learning legt verbanden op basis van jouw profiel, interesses, gedrag, je netwerk en algemene populariteit. Dat klinkt mooi, maar hoe werkt het dan precies? Ik geef je vier concrete voorbeelden van apps die nu beschikbaar zijn in Office 365 en die machine learning toepassen.

Delve vindt jouw documenten en nieuwe contacten

Met Delve wordt het weten van de fysieke locatie van een bestand niet meer zo belangrijk. Je ziet in Delve de populaire bestanden in jouw organisatie en jouw persoonlijk netwerk, recente en favoriete bestanden en mogelijk relevante bestanden op basis van gebeurtenissen zoals recente bewerkingen. Delve werkt op basis van Office Graph, dat continu signalen verzamelt via Office 365 en analyseert. Zo vindt Delve dus ook relevante bestanden voor jou waarvan je het bestaan niet (meer) weet.

Je werkt bijvoorbeeld aan een document over CRM. De Office Graph ziet dat ik allerlei bronnen raadpleeg over dit onderwerp. Kom ik na de lunch terug op mijn Delve pagina, dan zie ik opeens de contactgegevens van een onbekende collega. Delve zag namelijk iemand in mijn indirecte netwerk die mij met dit onderwerp verder kan helpen.

Office Delve

SharePoint toont relevante sites

Het opzoeken van de juiste site met alle informatie kan ook een uitdaging zijn. Staat de site over de migratie van het ERP-systeem nu onder de M van migratie of E van ERP? Of onder de S van SAP? SharePoint laat je sites zien die voor jou relevant zijn op basis van context. Omdat je die veel gebruikt, of omdat de mensen waar je veel mee samenwerkt die gebruiken.

Microsoft SharePoint

Goed begin van de dag

Office 365 wordt zo dus steeds meer de secretaresse die ’s ochtends de belangrijkste mails doorstuurt en de projectmappen en bestanden voor vandaag op je bureau legt. Achter de schermen zorgt machine learning voor continue monitoring van content, profielen en allerlei omgevingsfactoren. Natuurlijk zullen er ook gekke of onlogische resultaten naar voren komen, maar het is dan ook een zelflerend mechanisme dat zichzelf kan verbeteren. En het geeft je daarnaast ook de inzichten om jezelf te verbeteren, met My Analytics.

Teveel vergaderen?

My Analytics helpt jou de hoofdvraag te beantwoorden: wat doe je eigenlijk de hele dag? Het is een persoonlijke tool, je manager of leidinggevende krijgt hier geen inzage in. (dus geen Big Brother in Office 365!) Door het analyseren van je activiteiten zie je onder meer met wie je het meeste samenwerkt, met wie je goed zou kunnen samenwerken en met wie je het contact verliest. Of hoelang je aan een document werkt, hoe lang je die geopend houdt, hoeveel tijd je spendeert binnen kantoortijden en hoeveel werk je bijvoorbeeld ’s avonds doet. En hoelang ben je aan het mailen? Worden je mails wel geopend? Hoeveel tijd spendeer je aan vergaderingen én wat doe je precies tijdens een vergadering? Geef je een PowerPoint presentatie, maak je aantekeningen in Word of doe je iets heel anders?

Transparantie en beschikbaarheid

Deze inzichten geven je de handvatten om persoonlijke doelen te stellen om efficiënter te worden. Ik wil bijvoorbeeld per dag niet meer dan één uur per dag mailen, of per week niet meer dan 20 procent vergaderen. In het begin is dat uiteraard wennen, want je wordt met de neus op de feiten gedrukt. Realiseer je dat My Analytics jouw persoonlijk dashboard is om je efficiëntie te verbeteren.

Voor SharePoint, Outlook en Delve geldt natuurlijk dat je alleen ziet waar je toegang toe hebt. Andere gebruikers zien andere informatie. Waar het om gaat bij eenvoudiger werken is dat van alle beschikbare informatie, de meest relevante informatie direct op jouw werkbord terecht komt. En belangrijker nog, dat je achteraf kan zien wat je ermee gedaan hebt.

Meer weten? Neem gerust contact met me op!