Hoe zit het ook alweer met de opslag capaciteit van Dynamics365?

Microsoft introduceerde in april 2019 een nieuw model voor opslag van data in de cloud voor Microsoft Common Data Service (CDS) inclusief Dynamics 365 Online Sales en Service apps.

Wat is er veranderd?
Voorheen bood Dynamics 365 standaard een opslagcapaciteit van 10 Gb. Je kreeg extra ruimte als je meer gebruikersabonnementen kocht: per 20 gebruikers op Enterprise niveau 5 GB extra. Daarnaast kon je extra opslag huren voor een vast tarief per Gb per maand.

Het nieuwe model voor de opslagruimte bestaat uit drie onderdelen:

  1. CDS voor Apps Database Capaciteit
    Transactionele databaseopslag voor entiteitdefinities en recordgegevens.
    Transactionele gegevens zijn gegevens die worden gemaakt of aangepast tijdens het gebruik van een systeem. Voorbeelden van transactionele data zijn: klantgegevens, offertes en cases. De ‘solutions’ tellen overigens ook mee in dit onderdeel.
  2. CDS voor Apps File Capaciteit
    Voor het opslaan van bijlagen bij e-mails en notities in Dynamics 365 apps en Power Apps, zoals Word-documenten, afbeeldingen, PDF-bestanden, spreadsheets, video’s en andere bestanden.
  3. CDS voor Apps Log Capaciteit
    Aparte opslagcapaciteit voor auditlogs om gegevenswijzigingen bij te houden zoals veldwaarde-updates, updates van de veiligheidsrol, wie wanneer inlogt en zo meer. Deze gegevens worden gebruikt voor audits en voor de controle op het naleven van compliance en governance reglementen.

Hoeveel opslagruimte krijgt u sinds april 2019 met Dynamics 365?
Voor alle abonnementen die na 1 april 2019 zijn geactiveerd, is de opslagcapaciteit per tenant:

  • CDS voor Apps Database: 10 Gb
  • CDS voor Apps Bestand: 20 Gb
  • CDS voor Apps Log: 2 Gb

Daarbij krijgt u extra ruimte voor ieder Enterprise *) abonnement dat u afneemt:

  • CDS voor Apps Database Capaciteit: 250 MB per gebruiker
  • CDS voor Apps File Capaciteit: 2 GB per gebruiker
  • CDS voor Apps Log Capaciteit: n.v.t.

*) Sales Enterprise, Customer Service Enterprise, Project Service en Field Service licenties.

Even wat voorbeelden om het te verduidelijken

Scenario 1: 30 gebruikers met een Enterprise abonnement
Een Dynamics 365-implementatie met 15 x Sales Enterprise en 15 x Customer Service Enterprise heeft recht op:

Standaard opslag van de tenant Extra opslag per Enterprise abonnement Totaal
Database 10 Gb 7,5 Gb
(0,25 Gb per gebruiker)
17,5 Gb
File 20 Gb 60 Gb
(2 Gb per gebruiker)
80 Gb
Log 2 Gb Niet van toepassing 2 Gb

Scenario 2: 80 gebruikers met een Enterprise abonnement
Een Dynamics 365-implementatie met 80 x Sales Enterprise heeft recht op:

Standaard opslag van de tenant Extra opslag per Enterprise abonnement Totaal
Database 10 Gb 20 Gb
(0,25 Gb per gebruiker)
30 Gb
File 20 Gb 160 Gb
(2 Gb per gebruiker)
180 Gb
Log 2 Gb Niet van toepassing 2 Gb

Extra omgevingen,  productie en niet-productie

Tot april 2019 kreeg je bij jouw abonnement één productie- en één niet-productieomgeving. Als je extra omgevingen nodig had, kon je die er los bijkopen.

Voor abonnementen die na april 2019 zijn geactiveerd, is het niet langer nodig om extra omgevingen aan te schaffen. Je kan zoveel productie-omgevingen of sandboxes aan maken als je wil, mits er minimaal 1 Gb CDS voor Apps Database Capaciteit beschikbaar is. Elke omgeving heeft minimaal 1 Gb aan Database Capaciteit nodig.

Hoeveel kost extra database ruimte?

In het Power Platform Admin Center vinden de beheerders een gedetailleerd overzicht van de huidige opslagcapaciteit. Beheerders ontvangen een bannermelding plus een e-mailbericht als de opslaglimieten worden benaderd of zijn overschreden.

Mocht er extra capaciteit nodig zijn, dan kunt u kiezen uit de volgende abonnementen:

  • CDS voor Apps Database Capaciteit € 33,70 per Gb
  • CDS voor Apps Bestandscapaciteit € 1,70 per Gb
  • CDS voor Apps Log Capaciteit € 7,50 per Gb

(Alle prijzen zijn exclusief BTW.)

Opslagwijzigingen voor bestaande klanten

Organisaties die abonnementen afnemen via het Cloud Solution Provider programma (CSP) worden gemigreerd naar het nieuwe model, zodra de huidige Dynamics abonnementen worden verlengd. Voor bestaande klanten vóór april 2019 zegt Microsoft dat het de huidige licentie- en opslagvoorwaarden zal respecteren voor de duur van de overeenkomst.

In april 2020 kondigde Microsoft aan dat bestaande klanten bestaande opslag- en productie-/niet-productie-gebruiksrechten kunnen blijven verlengen tot 31 december 2020.

Alleen als een organisatie overgaat op het nieuwe opslagmodel, zullen de nieuwe gebruikersrechten van toepassing zijn. In de tussentijd kunnen, indien nodig, extra database-opslag of productie-/niet-productie-instanties worden toegevoegd onder de bestaande voorwaarden.

Wat gebeurt er als de capaciteit wordt overschreden?

Microsoft heeft lange tijd toegestaan dat klanten meer database capaciteit gebruiken, dan zij formeel mochten. In juni 2020 kondigde Microsoft aan dat zij vanaf 20 juli 2020 wel strikt gaat handhaven. Microsoft doet dat door bepaalde beheerderstaken uit te schakelen.

Als u de opslagcapaciteit hebt overschreden, dan zullen de volgende taken niet beschikbaar zijn:

  • Creëer omgeving
  • Kopieer omgeving
  • Herstel omgeving

Rapportage Opslag

In het Power Platform Admin Centre vindt de overzichten van het huidige opslag gebruik. Hier staan ook de meldingen als de opslagcapaciteit wordt overschreden.

Een overzicht toont het totale gebruik in de vorm van databases, bestanden en logboeken plus de resterende beschikbare capaciteit.

(Plaatje)

De uitsplitsing van de totale capaciteit in een tabel over elk type bevestigt de extra opslagrechten voor aangekochte gebruikerslicenties (database- en bestandstypes) naast de standaardcapaciteit en eventuele extra opslagcapaciteit. Het dashboard laat ook zien welke omgevingen de meeste capaciteit verbruiken en van welk opslagtypes. Voor verdere analyse zijn per omgeving tabbladen  beschikbaar. Hier zijn ‘drill-down’ analyse mogelijkheden per omgeving mogelijk.

(Plaatje)

Trial-, preview-, support- en ontwikkelomgevingen tellen niet mee voor de opslagcapaciteit en worden weergegeven als nul gebruik. Alle gangbare Data Service omgevingen worden geteld, dus hier worden ook alle Power Apps omgevingen weergegeven. Het werkelijke verbruik wordt getoond plus de trendanalyse per database, bestand en logboektype, en elke grafiek toont de belangrijkste databasetabellen en hun groei.