Jouw wachtlijst is waarschijnlijk gedateerd. Zo voorkom je dat!

Spookwachters op jouw wachtlijst kosten je meer tijd en moeite dan je denkt. In deze blog daarom een pleidooi voor een actieve wachtlijst, die je niet alleen tijd bespaart, maar het je ook gemakkelijker maakt om regelmatig, persoonlijk contact te onderhouden met jouw (potentiële) cliënten.

Je bent niet de enige

Wie zijn kansen wil spreiden, wedt op meerdere paarden. Het gebeurt overal, dus ook in de zorgbranche. Jij moet er vooral van uitgaan dat de mensen die zich ingeschreven hebben bij jouw zorginstelling, daarnaast nog op een handvol andere wachtlijsten staan. Als de nummer 1 op je wachtlijst belt, als er een plek vrijkomt, is de kans aannemelijk dat deze persoon inmiddels al een andere plek gevonden heeft gekregen. Je belt dus voor niets.

Cliënten niet gehoord

Een bijkomend nadeel van een passieve wachtlijst, is het gebrek aan persoonlijk contact met de mensen die zich op jouw wachtlijst hebben ingeschreven. Actief relatiebeheer is, ook met betrekking tot mensen die nog geen plek hebben in jouw instelling, essentieel. Ga maar eens bij jezelf na: als jij je ergens hebt ingeschreven, maar je hoort vervolgens een half jaar niets, dan ga je verder kijken – nietwaar? Het is dus beslist geen overbodige luxe om eens in de 6 weken eens te bellen een wachtende om hem zijn situatie te vragen. De (potentiële) cliënten zullen zich gehoord voelen en bovendien heb jij jezelf weer voorzien van actuele informatie over de wachtenden op je wachtlijst.

Persoonlijk contact

Een actief cliënt servicepunt zorgt dus voor een actieve wachtlijst. Stuur eens een persoonlijke e-mail, zorg ervoor dat nieuwsbrieven bij alle wachtenden aankomen, ga eens na of er iets is veranderd in de zorgvraag van de potentiële cliënten of ga zelfs eens langs! Wees proactief en bind mensen aan je door oprechte interesse en betrokkenheid.

Proactief handelen

Qare 365 kan jouw klantcontactcentrum hierbij helpen door geautomatiseerde alerts uit te sturen wanneer er voor een bepaalde cliënt weer een actie wordt verlangd. Het sturen van e-mails, het bijhouden van reacties, het loggen van gesprekken of veranderingen in de zorgvraag: voor alles is een alert en alles kan vervolgens worden bijgehouden in het Qare365, zodat uitgevoerde acties ook voor collega’s zijn terug te vinden. Bovendien helpt de objectieve matchingfunctie van Qare 365 jouw medewerkers om niet klakkeloos de eerste op de lijst te plaatsen, maar om daadwerkelijk te kijken welke cliënt met welke zorgvraag en urgentie bij een vrijgekomen plek past.

Zo verandert jouw wachtlijst van een passief document in een actieve, actuele lijst, waarmee loze belletjes en spookwachters verleden tijd zijn.


Qare365 CRM voor zorgaanbieders

U bent uitgenodigd voor het Qare 365 seminar

Managers en medewerkers van cliënt servicebureaus ontdekken tijdens ons seminar ‘Intakemanagement, matching en inzicht in wachtlijsten’ op donderdag 13 december van 10.00 – 12.00 uur hoe de inzet van Qare 365 bijdraagt aan een optimale service. Mis het niet en schijf u nu in via onderstaande knop!

Inschrijven voor het seminar