Dankzij het gemak en de efficiëntie waarmee je digitaal kunt samenwerken in Microsoft Teams, gaat het gebruik nagenoeg vanzelf. De IT-beheerder heeft alleen soms zijn handen vol aan de wildgroei van alle aangemaakte Teams. Een er is dan ook een gebrek aan controle en beheer. Eenvoudige tools voor compliance en governance missen grotendeels, dus hoe krijgen we Microsoft Teams onder controle?
In deze blogreeks over digitaal samenwerken, bekijken we het in gebruik nemen van Microsoft Teams. Voor efficiënt IT-beheer van Office 365-producten biedt QS solutions een praktische oplossing genaamd PortalTalk 365. Om de toepassing daarvan in de praktijk te laten zien, duiken we eerst in de kloof tussen gebruikers en beheerders.
Het perspectief van de kenniswerker
De kenniswerker van nu wil snel en eenvoudig het werk kunnen regelen: een nieuw project opzetten, mensen toevoegen uit de gehele keten, communiceren en handig informatie delen. Dat is precies wat Microsoft Teams biedt: een integrale werkplek. Gebruikers willen daarnaast ook overzicht en relevantie. De informatie die op dat moment relevant is moet op een gemakkelijk manier toegankelijk zijn. Daarvoor zijn echter structuur en regels nodig wat het samenwerken een stuk minder efficiënt maakt. Voorwaarden en regels beperken de vrijheid van handelen, en dat creëert een spanningsveld met IT-beheer.
Het perspectief van de IT-beheerder
Het uitgangspunt van de IT-beheerder begint bij de eigen taken. De IT-beheerder wil in controle zijn over de groei van Teams en gebruikers, en de toegang tot informatie en systemen. Want zonder IT-beheer blijven versies als Probeer en Test123 gewoon in de Teams lijst staan. Sommige worden door collega’s nog actief gebruikt. Teams die publiekelijk worden gezet zijn in het kader van openheid lang niet relevant voor iedereen, en ze kunnen bovendien allerlei beleidsregels overtreden.
Bij het in gebruik nemen van Microsoft Teams heeft een IT-beheerder behoefte aan:
- Binnen de organisatie is er vaak voor een bepaalde inrichting gekozen waaraan werkruimten, zoals projecten, moeten voldoen. In Microsoft Teams vertaalt zich dat naar een structuur waarbij een gestandaardiseerde set aan kanalen, tabs en apps wordt aangemaakt. Gebruikers werken zo efficiënter en volgens de afgesproken methodiek.
- Selfservice klinkt heel mooi voor de gebruikers, maar er is wel controle nodig over het aanmaken van Teams om wildgroei te voorkomen. Voor projecten kan het bijvoorbeeld beter zijn dat alleen het projectbureau projecten aanmaakt en vervolgens de projectleider uitnodigt om eigenaar te worden. De projectleider nodigt vervolgens zijn team uit.
- Het intern en extern uitnodigen is eenvoudig in Microsoft Teams. De mogelijkheid om externen uit te nodigen kan echter alleen voor de gehele omgeving aan of uit worden gezet, niet per Team. Dat maakt controle over toegang in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en governance nogal lastig.
- Beveiligingsissues kan een IT-beheerder niet negeren. Na de samenwerking is er zicht nodig op de gegeven toegang, vooral bij externen. Ook wanneer de externe wordt verwijderd uit een team blijft deze nog wel als gebruiker aanwezig in de Office 365 omgeving. Daardoor kan die per ongeluk weer worden uitgenodigd. Zo heeft iedereen wel eens per ongeluk een mailtje naar de verkeerde persoon gestuurd. Toegang geven in Teams gaat nagenoeg hetzelfde.
- Data lifecycle management. Al sinds de fileserver houdt de IT-beheerder de opslag en archivering van data in de gaten. Ook bij een cloudoplossing zoals Microsoft Teams speelt de levensduur van data een rol. Hoe kun je bestanden door de tijd heen blijven volgen en automatisch verwijderen na een bepaalde periode?
Deze cruciale punten zijn tot op heden nog niet ingevuld door het Microsoft Teams platform. Dit kan er toe leiden dat IT-beheer niet met Teams willen werken.
PortalTalk 365 voor Microsoft Teams
Om controle en beveiliging te waarborgen in de Office 365-omgeving, ontwikkelt QS solutions de oplossing PortalTalk 365. Het uitgangspunt daarbij is om de gebruikers en de IT-beheerders gelukkig te maken in het gebruik en beheer van Office 365.
Voor gebruikers is PortalTalk 365 een Microsoft Teams app die een interface biedt tot alle Teams. PortalTalk 365 werkt voor hen als volgt:
- Met PortalTalk 365 zien gebruikers niet meer een grote bak met alle teams waarvan ze lid zijn, maar alleen een overzicht met relevante Teams. Waar ben ik de eigenaar van en waarvan alleen lid? Met PortalTalk 365 kunnen Teams ook in handige categorieën worden geplaatst zoals afdelingen, projecten, communities en relaties. De weergave is volledig naar de eigen hand te zetten zodat relevante Teams direct worden getoond.
- Standaard templates voor de verschillende werkruimtes bieden een snelle start voor een nieuw Team. Kanalen, tabs en apps zijn vooraf afgestemd, zodat een gebruiker zonder zorgen direct een nieuw project of community opzet.
- Met PortalTalk 365 kan de eigenaar een team efficiënt archiveren. Informatie die niet meer relevant is wil je als gebruiker namelijk nog wel kunnen opzoeken. Daarmee worden alle toegangsrechten voor internen direct op lezen gezet, wordt de toegang voor alle externen volledig ingetrokken en wordt het Team in de categorie gearchiveerd gezet.
‘’PortalTalk 365 zorgt zo voor een optimaal gebruik van Microsoft Teams.’’
Als IT-beheerder de touwtjes in handen
Voor IT-beheer biedt PortalTalk 365 alle functionaliteiten die nodig zijn voor efficiënte toegangscontrole op bestanden en systemen:
- Per categorie met Teams kun je een verplichte toegangscontrole instellen. De eigenaar van een Team krijgt dan elke 60 dagen de melding via e-mail, of PortalTalk 365, om de samenstelling en toegang van het Team te controleren. Je kunt dit ook instellen voor alle Teams met externen. Per persoon is toegang met een eenvoudige klik door de eigenaar te verwijderen.
- De eigenaar heeft de volledige controle over de rollen in een Team. Hij krijgt namelijk de vraag of de rollen voor het Team nog kloppen. Moet de rol van teammanager worden ingetrokken bijvoorbeeld? Allemaal eenvoudig aan te passen.
- Per document kan de eigenaar de toegang stopzetten. Daarna ziet de eigenaar welke documenten er zijn gedeeld in dat team. Dat wordt ook direct in de achterliggende SharePoint bibliotheek verwerkt..
- PortalTalk 365 rapporteert per gebruiker de toegang en welke rechten er zijn toegekend. De IT-beheerder kan ook per Team zien of de toegangscontrole wel op tijd is uitgevoerd. Er is bovendien een aparte rapportage in PortalTalk 365 voor de Chief Information Security Officer (CISO) beschikbaar om governance op niveau te waarborgen. Met queries zijn specifieke rapportages geheel naar wens te creëren.
Meer weten over PortalTalk 365 voor Teams? Lees hier verder en vraag een demo aan.