Navigeren van fileserver naar de cloud

De traditionele fileserver, ooit onmisbaar voor elke organisatie, voldoet niet meer aan de hedendaagse eisen voor efficiëntie, samenwerking en veiligheid. De vraag is daarom niet langer óf je je aanpast, maar hoe je de transitie naar de cloud optimaal benut.

In deze blog bespreken we de beperkingen van fileservers, de voordelen van cloud-gebaseerde samenwerkingsplatformen, en bieden we praktische stappen voor een succesvolle overgang naar een moderne, efficiënte werkwijze. Dit is niet alleen relevant voor bedrijven die de overstap naar de cloud nog moeten maken, maar ook voor organisaties die al deels zijn overgestapt en worstelen met de integratie of het behoud van hun traditionele fileserver. 

De beperkingen van een fileserver 

Reflecteer eens op hoe jouw werkprocessen zijn geëvolueerd. De fileserver, ooit de centrale hub voor documentopslag en documentendeling, houdt de dynamiek van de hedendaagse werkomgeving niet meer bij. Je blijft documenten maar heen en weer sturen, kunt niet bijhouden wat de laatste versie van een document is en je kunt niet tegelijkertijd samenwerken. 

Hoe overwin je deze uitdagingen? Het antwoord ligt in de cloud én bij de gebruikersadoptie. 

De opkomst van cloud-based samenwerken 

Stel je nu een werkdag voor waarbij je documenten efficiënt met collega’s deelt, in plaats van via een omslachtig proces van e-mails en bijlagen. Denk aan de tijd die je bespaart als je niet langer door eindeloze mappen moet navigeren om de meest recente versie van een document te vinden. Heerlijk toch? Deze scenario’s zijn realiteit (mét de juiste technologische tools). 

De sleutel tot deze efficiënte manier van werken ligt dus in de cloud. Platforms zoals SharePoint en Microsoft Teams veranderden de manier waarop jij en je collega’s samenwerken en brachten een evolutie teweeg in jullie dagelijkse werkzaamheden. De platforms bieden daarnaast verbeterde samenwerkingsmogelijkheden en geavanceerde beveiligingsfuncties: 

  • Efficiënt samenwerken, ongeacht of je collega’s zich thuis of op kantoor bevinden. 
  • Veilig documenten delen, door de robuuste beveiligingsprotocollen die de platforms gebruiken, waaronder geavanceerde encryptie en complexe toegangscontroles. 
  • Altijd en overal toegang tot jouw essentiële bestanden. 

Automatisering en gebruikersadoptie 

Bij de overstap naar moderne werkmethoden komt echter meer kijken dan alleen de implementatie van nieuwe platforms. De transitie vereist een zorgvuldige planning en uitvoering, waarbij automatisering een sleutelrol speelt. Vooral voor bedrijven die al in de cloud werken maar nog steeds hun fileserver gebruiken, is het cruciaal om een strategie te hebben die zowel technologische als gebruikersaspecten omvat. 

Het automatiseren van de inrichting van online werkruimten, ook wel ‘provisioning’ genoemd, zorgt voor gestandaardiseerde en efficiënte werkruimten. Dit is cruciaal voor een soepele overgang naar de cloud. Door automatisering zorg je ervoor dat elke online werkruimte een consistente structuur heeft en zo extra gebruiksgemak biedt. Dit helpt gebruikers om snel te navigeren en effectief samen te werken in de nieuwe digitale omgeving. 

Naast technologische aanpassingen is de menselijke factor van groot belang. Een succesvolle adoptie door de gebruikers van de nieuwe werkwijze is essentieel. Maak gebruikers daarom vertrouwd met de nieuwe systemen, door hen de voordelen ervan te laten zien. Bijvoorbeeld hoe zij voortaan structuur kunnen aanbrengen in de teams waarvan zij lid zijn in Microsoft Teams. Of dat zij eenvoudig in de laatste versie van een document kunnen werken. Door duidelijke richtlijnen en ondersteuning te bieden, help je gebruikers om efficiënt te navigeren in hun nieuwe digitale werkruimte. 

Drie cruciale stappen voor een optimale transitie 

Je weet nu dat je cloud-gebaseerde platformen nodig hebt en dat je gebruikers moet motiveren om een moderne, efficiënte werkwijze te adopteren. Maar wat kun je verder doen voor een optimale transitie? Hier zijn nog drie cruciale stappen om te ondernemen voordat je de transitie start: 

  • Evalueer afhankelijkheden: Voer een grondige evaluatie uit van je huidige werkwijze en systemen. Identificeer hoe afhankelijk jouw organisatie is van je fileserver en breng eventuele inefficiënties of beveiligingsproblemen in kaart. 
  • Faciliteer training en ondersteuning: Zorg voor adequate training en ondersteuning voor alle medewerkers. Dit is niet alleen essentieel voor een succesvolle overgang naar nieuwe systemen, maar ook voor de periode daarna. 
  • Monitor en evalueer de voortgang: Blijf de nieuwe systemen en werkwijze monitoren en evalueren  

Ongeacht of je organisatie aan het begin staat van de cloudtransitie of al gevorderd is maar nog steeds uitdagingen ondervindt met een bestaande fileserver, zijn deze stappen cruciaal voor een succesvolle en volledige overstap.

 


Online adviesgesprek (20 minuten) via Teams

Vrijblijvend een afspraak maken