Nog meer investeren in de cliëntservice-afdeling? Het loopt toch prima? Dat zou je denken, totdat je daar zelf een dag meedraait

Als jou gevraagd wordt iedere dag een container vol te scheppen met zand, geef je toch ook de voorkeur aan een graafmachine boven een schep? Het klinkt zo vanzelfsprekend: maak het jezelf zo gemakkelijk mogelijk. Maar waar is die vanzelfsprekendheid als het gaat om digitalisering binnen zorgorganisaties?

Microsoft Office en papier

Klantcontact- en service-afdelingen van zorgorganisaties zijn slecht geautomatiseerd. Wachtlijsten worden in Excel bijgehouden, Outlook wordt gebruikt als agenda en voor werkafspraken worden whiteboards zeker niet geschuwd. Voor het werkresultaat is daar niets mis mee: het werkt toch zoals het werkt?

Gemiste kansen

Maar of het efficiënt werkt? Nee. Als Kees ziek is, hebben anderen geen inzicht in zijn taken en activiteiten en kunnen dus ook niets overnemen. Ook Excel werkt vaak beperkend. Collega’s kunnen niet tegelijkertijd in hetzelfde document werken en het duurt vaak uren om bijvoorbeeld een wachtlijst uit te draaien. Vaak glippen kansen op een proactiever en persoonlijker cliëntcontact door de vingers. Immers: cliëntgegevens zijn niet in één oogopslag zichtbaar. Zelf zien medewerkers ook wel in dat ze beperkt worden in hun werk door een gebrek aan moderne middelen, maar wat kun je doen? Zolang een afdeling naar behoren functioneert, zal de directie niet snel overgaan tot modernisering, leert de ervaring.

Nodig de directie uit

Wat kun je daar nu aan doen? Wij zeggen: nodig de directie eens een dagje uit. Stel de voorzitter van de raad van het bestuur voor een dagje plaats te nemen op de stoel van een klantcontactmedewerker. Laat hem of haar zelf ervaren hoe vertragend de huidige manier van werken is, en wij geloven oprecht dat verandering dichterbij is dan ooit. Denk maar aan die container: geef de voorzitter een minuut met een schep in zijn of haar handen, en de graafmachine is binnen no time besteld.

De oplossing: Qare365

Qare365 van QS solutions is de graafmachine voor de cliëntenservice van de zorg – de software die het medewerkers van de cliëntenservice het werken zo gemakkelijk mogelijk maakt. Wachtlijsten kunnen met één druk op de knop worden uitgevraagd, rapportages kunnen op ieder moment worden opgevraagd en in één handig overzicht kunnen gegevens worden gebundeld over lege bedden, aantal hulp- of zorgvragen en in- en doorstroom. Medewerkers hebben via Qare365 inzicht in elkaars afspraken en activiteiten – iets dat niet alleen de continuïteit van het werk, maar ook de samenwerking ten goede komt. Tot slot werk je met de inzet van deze software aanzienlijk aan je klantvriendelijkheid. Als een klant belt, staat zijn of haar informatie direct op het scherm. Bovendien helpen geautomatiseerde herinneringen om medewerkers te attenderen op hun afspraken. Niet nagekomen beloftes zijn hiermee dus verleden tijd.

Meer weten over de mogelijkheden van Qare365? Bekijk hier meer informatie.