Office 365 op weg naar jouw digitale werkplek

Start jij nu elke morgen ook Outlook als eerste op? Daar begint dan jouw nieuwe digitale werkdag. Nu proberen wij al jaren om jullie te bewegen om het SharePoint portaal als eerste te laten starten. En om nu te zeggen dat we daar in geslaagd zijn? Nee. Ook niet als we ICT vragen om dit bij de opstart van je PC hard in jullie browsers te plaatsen. Toch blijft het als portaalbouwer ons ultieme doel. Hoe gaan we dit in de toekomst bereiken? Misschien wel met behulp van Office 365 als jullie digitale werkplek. 

Nu in 2017 is Office 365 een commodity geworden. Of je het nu gebruikt omdat de licentie contracten verlengd moesten worden, je Outlook in de cloud zit of van QS solutions en prachtig mooi samenwerkportaal in SharePoint Online gebruikt. Office 365 is meer dan de vervanger van de servers op de zaak, of een ‘andere’ Office versie. De eerste contouren zijn zichtbaar geworden en zelfs al te gebruiken. Maar de toekomst gaat ons nog veel meer brengen.

In eerdere blogs heb ik je al regelmatig bijgepraat over nieuwe applicaties in Office 365, echte Office 365 apps eigenlijk. Apps als Delve, Planner, Groups, Teams, Flow en PowerApps heb ik meer dan eens gepresenteerd. Deze apps en meer gaan ons de nieuwe digitale werkplek brengen. Die waar we niet starten met een SharePoint intranet startpagina, of je nieuwe mails in Outlook. Wat je wel start? Dat is aan jou. Zeg maar welke app je als eerst wilt zien. Snel naar je bestanden? Pak dan Delve. Of liever snel toegang tot je laatste sites, dan start je met de SharePoint App. Of misschien toch nog starten met je mail? Dat kan natuurlijk ook. De keus is aan jouw.

Starten van jouw productiviteit apps doe je met het Office 365 App Launcher menu. Daar staan de apps die jij wilt gebruiken. Niet alleen op jouw PC of laptop. Maar op elk apparaat welke je gebruikt. Vanzelfsprekend werken de apps op al deze apparaten. En moet ik nog vertellen dat dit werkt, als je maar een internetverbinding hebt? We zitten in de Cloud, weet je nog!

En waar is dan die standaard intranet startpagina waar je eigenlijk zou moeten beginnen maar eigenlijk niet doet? In de Office 365 digitale werkplek zie je deze als knop terug in je persoonlijke app launcher menu. Je kunt hem ook, als je dat wil, als de standaard app maken die direct wordt gestart zodra jij ’s ochtends opstart.

Maar wat is dan het intranet in de nieuwe digitale werkplek? Als Office 365 gebruiker ben je die nog niet tegengekomen. Je wilt en moet op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in jouw organisatie. Wat is het laatste nieuws, welke afspraken maken we met elkaar, wat verwacht de organisatie van jou. Kortom, het intranet moet een plek hebben.

Als QS solutions zijn wij bezig deze plek in te richten. Om het nieuwe intranet vorm te geven. Dit met behulp van eigen QS Office 365 apps, de nieuwe SharePoint Teamsites met het nieuwe design en later dit jaar met de nieuwe SharePoint Publishing sites. Binnen deze sites zal je dan weer nieuwe QS new SharePoint Web Parts terugvinden voor specifieke functies binnen het intranet.

Dit nieuwe intranet zal als app samen met de Office 365 app omgeving jouw nieuwe werkplek gaan vormen. Samenwerken met elkaar in teams, zowel intern als extern, zal via de Office groups plaatsvinden, of misschien gebruik je de Microsoft Teams daar wel voor. Voor bureauloze collega’s hebben we dan ook nog Staff Hub ter beschikking. Wat je gaat gebruik, wanneer en waarvoor? Ik kan het je nog niet vertellen. Ook hier tasten wij nog in het duister. Feit is, dat Microsoft ons allen al vroegtijdig in de ontwikkelkeuken laat meekijken. Maar dat deze samenwerkomgeving(en?) uiteindelijk in jouw digitale werkplek gaat(n) landen is duidelijk.

Wanneer is Office 365 klaar als mijn digitale werkplek?

Een vraag die ik de laatste tijd steeds vaker krijg. Kan ik het al gebruiken? Nee, maar wanneer dan wel? Die ‘Nee’ komt niet van mij, maar van klanten die ik in een korte demo laat zien waar we nu staan met Office 365. De conclusie is alom dat dit nog lang niet eindgebruiker-proof is. De samenwerkplek op dit moment komt nog steeds via SharePoint naar de eindgebruiker toe, en dat zal de komende jaren ook nog zeker het geval zijn.

Nu zal de overgang naar Office 365 wel geleidelijk gaan. SharePoint zal zijn rol daarin spelen, zij het meer op de achtergrond. Gebruikers zullen het wafel menu links bovenin meer en meer aanklikken. Maar ook vanuit SharePoint zijn eenvoudig links op te nemen naar Office 365 apps.

Wij als QS solutions zullen in onze software ontwikkeling verder weken aan Office 365 apps, afgeleverd op het wafel menu. Maar daarnaast zullen wij in die overgangsfase voor de apps ook SharePoint Web Parts binnen het nieuwe SharePoint  Framework leveren. Deze zullen als een soort van widget informatie uit de Office 365 app laten gebruiken binnen de nieuwe SharePoint pagina’s,

Op deze wijze begeleiden we klanten van onze producten van de huidige omgeving naar de uiteindelijke digitale werkplek. En tot die tijd blijven wij samen met onze klanten nog steeds SharePoint Online portalen implementeren, welke al wel klaar zijn voor de toekomstige Office 365 ontwikkelingen.

Wij gaven onlangs een webinar over dit onderwerp. Deze is direct beschikbaar, bekijken kan via deze link.