Oktober update voor Microsoft Dynamics 365 CRM

Microsoft Dynamics CRM is nu ruim 15 jaar op de markt, waarbij de ontwikkelingen op gebied van functionaliteit en userinterface de laatste jaren in een stroomversnelling zijn gekomen. Duidelijk zichtbaar is dat alle kaarten op de online versie worden gezet. Naast de gemiddeld 3 keer per maand automatisch online uitgevoerde kleine technische updates, brengt Microsoft elk jaar in april en oktober een grotere functionele versie uit. In de derde week van oktober 2019 is Europa aan de beurt; de conversie zal automatisch plaatsvinden. Daarnaast beschikt CRM al sinds vorig jaar over een geheel nieuwe interface, die naast de bestaande ‘classic’ interface werkt. In deze blog een overzicht van de nieuwe functionaliteit in de oktober update van Dynamics 365 CRM.

Het CRM team van QS solutions heeft gemerkt dat deze nieuwe interface redelijk onbekend is. Maar in de praktijk veel voordelen biedt; zodanig veel, dat Microsoft heeft aangekondigd in oktober 2020 te stoppen met het aanbieden van de classic interface. Verderop lees je er meer over.

Wat heb ik als CRM gebruiker aan deze oktober update? Nou, de wijzigingen zijn in drie soorten te verdelen:

  1. Veranderingen voor de eindgebruikers, op basis van wereldwijde suggesties voor nieuwe of te wijzigen functionaliteiten.
  2. Een nieuwe interface, de zogenaamde Unified Interface. Al even beschikbaar, maar toch belangrijk om te noemen.
  3. Veranderingen in het applicatiebeheer, waarbij een groot gedeelte van de programmatuur is vernieuwd.

Wat is er dan allemaal nieuw of anders in de oktober update?

Eindgebruiker

  • Visitekaartje lezen; maak een foto of scan van een visitekaartje en CRM zal de gegevens automatisch in een CRM persoonsrecord zetten.
  • De ruimte van de koptekst van elk formulier is herzien. Dit verbetert de leesbaarheid plus er is ruimte om meer informatie te tonen.
  • Bij het positief kwalificeren van Potentiële klanten (Leads) kun je ervoor kiezen of je automatisch een Account, Persoon of Verkoopkans wilt aanmaken. Dan neemt CRM ook de noties en bijlagen van de Potentiële klant mee naar de Verkoopkans.
  • Het venster dat getoond wordt bij het sluiten van een Verkoopkans is nu aan te passen aan de specifieke behoeften van gebruikers.
  • Meer zichtbare informatieregels in diverse weergaven, doordat efficiënter is gebruik gemaakt van de beschikbare ruimte. Resultaat: meer overzicht en minder scrollen.
  • Dit geldt ook voor de tijdlijn (voorheen: social pane), waardoor meer contactmomenten overzichtelijk worden getoond, waarbij ook e-mail conversaties inzichtelijker zijn dan voorheen.
  • Indien er validatiemeldingen zijn bij het opslaan van een scherm, staan deze altijd links boven. Door op deze melding(en) te klikken, gaat de cursor automatisch naar het veld met het genoemde issue.
  • In sommige zoekvelden (lookup) kun je zoeken in meerdere tabellen. Door de nieuwe opbouw van het zoekvenster is vooral bij grotere aantallen tabellen het overzicht verbeterd (bijvoorbeeld de Betreft velden bij diverse soorten activiteiten).
  • Handmatige selecties in weergaven blijven beschikbaar, ook nadat een vanuit de selectie geopend formulier weer wordt afgesloten.
  • Bij gebruik van de SharePoint koppeling kun je aan CRM gerelateerde bestanden eenvoudiger opvragen door gebruik te maken van een nieuw tabblad ‘Bestand’.
  • Automatische nummering, inclusief opmaak, is instelbaar tijdens het maken of wijzigen van standaard- en zelf gedefinieerde velden.

Dynamics 365 CRM Unified Interface

Zoals aangegeven biedt de vorig jaar geïntroduceerde nieuwe Unified Interface veel voordelen ten opzicht van de klassieke interface. Unified Interface wil zeggen, dat je door definitie van één scherm lay-out (inclusief validaties of berekeningen) per entiteit, het scherm automatisch optimaal wordt aangepast aan het schermformaat (pc/tablet/telefoon/Outlook integratie). Het scherm stelt zich automatisch in op de grootte en de resolutie van het scherm, en geeft een consistente weergave van de informatie op al deze platforms. Voorheen was het nodig speciale mobiele varianten van CRM schermen te maken. Dat is nu dus niet meer nodig. Andere voordelen zijn:

  • Performance; schermen, ook complexere met veel kenmerken, controles en berekeningen, starten veel sneller op, waardoor het navigeren door diverse schermen efficiënter gaat.
  • Minder muisklikken dan in eerdere CRM versies, dus de efficiënter werken.
  • CRM benut de beschikbare schermruimte op pc’s veel beter.
  • Nieuwe menukeuzes aan de linker kant van het scherm tonen alleen opties die relevant zijn voor de ingelogde gebruiker.
  • Modernere lay-out met o.a. een overzichtelijkere Business Proces Flow, die het proces (bijvoorbeeld het verkoopproces) duidelijk leesbaar in kaart brengt en toch minder schermruimte vergt.
  • Gebruik van tabbladen, waardoor je minder hoeft te scrollen en in één oogopslag inzage hebt in de diverse componenten van het scherm.
  • Meer grafische mogelijkheden van een veld weergave, waardoor je sneller bepaalde kenmerken kunt vastleggen.

Alle nieuwe eindgebruikersfuncties van de oktober 2019 release zijn alleen beschikbaar in de Unified Interface.

Applicatiebeheer

Het Power platform, dat al aanwezig was in de meest recente online versie voor het inrichten en beheren van de CRM applicatie, is geheel herzien. De klassieke CRM inrichtingsschermen waren soms overvol door de sterk toegenomen functionaliteit in de afgelopen CRM versies. De belangrijkste verbeteringen:

  • Overzichtelijk definiëren van oplossingen (solutions) door beter gebruik te maken van de schermruimte
  • Minder muisklikken in separaat geopende vensters; de software maakt nu gebruik van schermen die vergelijkbaar zijn met de Snelle aanmaak vensters bij accounts, contactpersonen etc. De software maakt nu efficiënter gebruik van hedendaagse grote breedbeeldschermen.
  • Geheel nieuwe formulier-designer om nieuwe schermen te maken of bestaande aan te passen. Het effect van je instellingen is meteen zichtbaar in een preview van het uiteindelijke scherm.
  • Het instellen van weergaven (views) is door de uitgebreide drag-and-drop mogelijkheden verder geoptimaliseerd. Tevens is tijdens het definiëren van een weergave een preview beschikbaar van werkelijke gegevens, die in de weergave zichtbaar zullen gaan zijn.
  • Meer opties bij het instellen van de kop van het venster, o.a. een compacte weergave, waardoor meer informatie op een overzichtelijke manier wordt getoond.

Afgeschafte functies

Microsoft heeft aangekondigd op termijn bepaalde CRM functies af te schaffen. Lees hier verder voor het meest recente overzicht. Microsoft werkt deze regelmatig bij. Afgelopen week is bekend gemaakt, dat hier ook de classic interface bij hoort, die vanaf oktober 2020 niet meer beschikbaar zal zijn.

En hoe nu verder?

De Microsoft Dynamics 365 CRM oktober update wordt voor alle CRM Online gebruikers automatisch door Microsoft uitgevoerd.

Om gebruik te kunnen maken van de vernieuwde Unified Interface is wat configuratie werk nodig door een QS consultant, om je bestaande schermen geschikt te maken voor deze nieuwe Interface, en om optimaal gebruik te kunnen van de voordelen. Eindgebruikers met enige CRM ervaring zullen snel vertrouwd zijn met de nieuwe schermen zonder noodzakelijke extra training; een instructie, bijvoorbeeld via een instructievideo, aan alle gebruikers is in de meeste gevallen voldoende.

Natuurlijk kunnen onze consultants CRM op jouw verzoek de werking van CRM aanpassen om te profiteren van de nieuwe mogelijkheden.

Neem contact op met Jochem Dijs, Account Manager CRM bij QS solutions, om de mogelijkheden te bespreken voor instellingen in Unified Interface of voor advies door onze consultants over de nieuwe functionele of beheer mogelijkheden. Neem ook contact met hem op als je twijfelt of één of meer af te schaffen functionaliteiten ook voor jouw CRM inrichting van toepassing zijn.