Online samenwerken – zo doe je dat veilig én gebruiksvriendelijk

Het gebruik van digitale samenwerkingstools is de laatste jaren explosief gegroeid. Dat is natuurlijk gemakkelijk te verklaren door het feit dat hybride en asynchroon werken – dus vanaf verschillende plekken en op verschillende tijdstippen – steeds populairder zijn geworden.

Een laagdrempelige tool, zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams, is bij uitstek geschikt om online samenwerking mogelijk te maken, zowel tussen collega’s als met externe contacten. Videobellen- en vergaderen, bestanden delen, digitaal overleggen… het is supersimpel en voor iedereen toegankelijk. De tool is tenslotte standaard ‘open’.

 

“Hoe pak je de beveiligingsproblemen aan op een manier die niet afdoet aan de productiviteit van de samenwerkingstool?”

 

Maar hierin schuilt ook het gevaar. Want hoe voorkom je dat er een wirwar aan online werkruimtes ontstaat in de tool? Hoe garandeer je de veiligheid van data en documenten die via de tool worden gedeeld? Hoe maak je concrete afspraken zonder dat de gebruiksvriendelijkheid in het geding komt waardoor medewerkers afhaken?

Oftewel: hoe pak je de beveiligingsproblemen aan op een manier die niet afdoet aan de productiviteit van de samenwerkingstool? In deze blog geven we je praktische tips waarmee je direct aan de slag kunt.

Wie neemt de leiding?

Stap één op weg naar optimaal beheer van de samenwerkingstool is het samenstellen van een klein groepje medewerkers dat nauw betrokken is bij de implementatie en ingebruikname van de tool, en ook daarna periodiek samenkomt om de voortgang te bespreken. Dit is het zogenaamde Governance Team. Kies hiervoor een dwarsvertegenwoordiging van de organisatie, dus vanuit verschillende afdelingsniveaus en soorten projecten.

Tijdens de bijeenkomsten van het Governance Team wordt onder andere gesproken over gebruiksstatistieken, werkafspraken, doelstellingen, en eventuele nieuwe functionaliteiten. Daarnaast is het belangrijk om regelmatig om feedback vanuit de verschillende afdelingen en teams te vragen, zodat je niet alleen zicht hebt op wat er goed gaat, maar ook een helder beeld krijgt van eventuele verbeterpunten.

Een Governance Plan houdt je bij de les

De implementatie en voortgang moet natuurlijk wel meetbaar zijn. Daarom is het belangrijk dat alle afspraken worden vastgelegd in een zogenaamd Governance Plan. Hierin komen allerlei onderwerpen aan bod, zoals bijvoorbeeld:

  • use-cases – welke functies van de tool gaat jouw organisatie gebruiken?
  • werkafspraken – zoals bijvoorbeeld regels voor het aanmaken van nieuwe werkgroepen
  • gebruiksdoelen – wat wil je als organisatie bereiken met de tool?

Waar het om gaat is dat voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is wie de tool kan gebruiken en waarvoor, maar ook hoe de tool wordt gebruikt en wat de doelstellingen ervan zijn. Zo zorg je voor een solide basis die het gebruik en de beveiliging van de tool reguleert.

 

“Wist je dat QS solutions niet alleen gebruiksstatistieken kan aanleveren om de vastgestelde doelstellingen te meten, maar je ook kan helpen met workshops om de gebruikersadoptie te optimaliseren?”

 

Zo krijg je het team mee

Het samenstellen van een Governance Team en het opstellen van een Governance Plan zijn natuurlijk nog maar het begin. Om het eindgebruikers zo gemakkelijk mogelijk te maken om maximaal gebruik te maken van de samenwerkingstool is het belangrijk om hands-on training te bieden en periodiek te blijven communiceren over de voortgang. Op die manier blijft iedereen binnen de organisatie betrokken en komt de tool optimaal tot zijn recht.

De ervaring leert dat dat niet voor alle organisaties even gemakkelijk is. Daarom bieden we vanuit QS solutions allerlei ondersteuning die gebaseerd is op jarenlange ervaring met Microsoft Teams en soortgelijke samenwerkingstools. Wij weten wat werkt, werkbaar en meetbaar is. We helpen je dan ook graag op weg met best practices en workshops. Maar ook met kant-en-klare use-cases die als basis kunnen dienen voor jouw organisatie. Daarnaast bieden we advies bij de implementatie van de tool én bij de tussentijdse monitoring na de ingebruikname ervan.

Whitepaper ‘Work Securely’

In onze whitepaper ‘Work Securely: Verbeter de beveiliging, verhoog de productiviteit’ gaan we dieper in op de uitdagingen en kansen van online samenwerkingstools zoals Microsoft Teams. Concrete, bruikbare informatie die jij meteen kunt toepassen.

Ook PortalTalk komt hierin aan bod: de door QS solutions ontwikkelde tool waarmee online samenwerken makkelijker, sneller en eenvoudig te beheren is, met een groot gemak voor de eindgebruiker én de IT-beheerder.

Zo behaal je niet alleen de organisatiedoelstellingen met de tool, maar zorg je ook voor maximale beveiliging en een duurzame gebruikersadoptie.

Wil je hier meer over weten?

Download dan gratis de Whitepaper