Per projecttype de juiste Microsoft projectsoftware

Als kenniswerkers werken we steeds meer samen aan gezamenlijke doelen vanuit projecten. Veel organisaties vinden de keuze voor de juiste projectmanagement software echter nog vrij lastig. Voor welk soort project gebruik je welke project management software precies? We bekijken de drie verschillende projecttypen en koppelen die aan passende Microsoft oplossingen.

Veel werk wordt gezamenlijk gedaan in projectverband. Organisaties willen steeds vaker veranderen en vernieuwen, wat vrijwel altijd in een project gebeurt. In het vorige blog Starten met Project Management Software gingen we in op het belang van project management software. Nu kijken we naar de juiste match op basis van complexiteit.

Projecten verschillen in complexiteit en doorlooptijd

Individuele taken, zoals het bestellen van een nieuw kantoorstoel, zijn prima bij te houden in de takenlijst van Outlook. Bij gezamenlijke taken wordt het project op een gegeven moment formeler en komt er een projectmanager bij om de voortgang te bewaken. Dat betekent meer communicatie en planning. Komen er ook externe projectleden bij, dan hebben ze toegang nodig tot specifieke documenten. Bedrijfsbrede, complexe projecten met meerdere spelers hebben behoefte aan resource management, capaciteitsplanning en accountability.

Hiermee hebben we de drie verschillende projecttypen:

  1. Informeel en intern: ad hoc projecten die intern door een klein team worden ingevuld. Je komt bij elkaar, verdeelt de actiepunten en bespreekt een week later de vorderingen. Voorbeelden zijn: marketingcampagnes en jaarverslagen.
  2. Formeel: hier is sprake van enige projectplanning, workflow en eventuele integratie met een ERP-systeem voor projectgegevens. Een projectleider stuurt aan op een projectplanning en eventuele externe teamleden hebben toegang nodig tot documenten. Veel projecten vallen in deze categorie.
  3. Enterprise: een complex project met hoge eisen aan rapportage, planning en beheer. Taken zijn onderling afhankelijk en uren moeten nauwkeurig worden bijgehouden voor accountability. Verschillende partijen met diverse achtergronden werken samen aan een groot project dat meerdere fases en deelprojecten kent, zoals in de bouw of grote IT-projecten bijvoorbeeld.

Deze projecttypen koppelen we aan de nieuwe Planner in Office 365, SharePoint en Microsoft Online Planner.

Planner voor taakgericht en informeel

Sinds juni 2016 is Planner beschikbaar voor iedereen met een Office 365-abonnement. Voor veel kantoorwerkers zal Planner het samenwerken aan informele projecten efficiënter maken. Planner is gemakkelijk te gebruiken: iedereen kan een nieuw plan (project) aanmaken en leden en taken toevoegen. Als eigenaar bepaal je of een plan voor iedereen beschikbaar in de organisatie komt of alleen voor degene die je uitnodigt per e-mail. Per taak benoem je de verantwoordelijke persoon, de voortgang, begindatum, deadline, beschrijving, eventueel een document en een checklist voor onderdelen van de taak. Je kunt in een overzicht groeperen op taken, zoals ‘testen voor gebruik’ en labels geven zoals ‘moet ondertekend worden’.

Gekoppelde documenten worden in een afgesloten SharePoint gedeelte getoond, met alle bekende SharePoint functionaliteiten zoals versiegeschiedenis. Eventuele externe gebruikers toevoegen komt er aan, maar let op: een extern persoon krijgt overal toegang toe. Er is geen governance, daar is een niveau hoger voor nodig.

SharePoint voor formeel: planning en governance

Voor een formeel project met een projectmanager biedt SharePoint de extra benodigde functionaliteiten. Elk project heeft een eigen projectensite, in het projectenoverzicht zie je de status en ook na afsluiting kun je projecten gemakkelijk terugvinden. SharePoint is een stuk professioneler dan Planner: projecten kunnen met projectdata vanuit een ERP-systeem worden aangemaakt, de toegang voor externen is volledig af te stellen en een balkenschema (Gantt-diagram) geeft helder inzicht in de geplande doorlooptijd en de afzonderlijke status in percentage per taak. de projectmanager kan gemakkelijk de voortgang opvragen bij projectleden en krijgt regelmatig een reminder om eventuele externe toegang te verlengen of in te trekken (attesteren).

SharePoint geeft een projectmanager meer overzicht en governance-mogelijkheden. Resource management, capaciteitsplanning en tijdsregistratie spelen in dit niveau nog geen rol.

Project Online voor Enterprise: complex en onderling afhankelijk

De meest complexe projecten zitten op Enterprise-niveau: machines en middelen moeten effectief worden beheerd (resource management), projectleden moeten accuraat hun uren bijhouden vanwege capaciteitsplanning en accountability en de ene taak kan pas gebeuren als de andere is uitgevoerd. Project Online ondersteunt op dit niveau met uitgebreide portfolio en project management functionaliteit. Dit is het meest complexe niveau voor bedrijfsbrede projecten en projecten met veel verschillende partijen en deelprojecten waarbij rapportages uitgebreid en specifiek moeten zijn.

De verschillende Microsoft oplossingen in werking zien? Bekijk de webinar ‘Efficiënter werken in projecten met Microsoft Technologie‘ waarin we een uitgebreide demonstratie geven.