Rapportages maken met Microsoft Power BI

In het eerste Power BI blog bekeken we het brede scala aan mogelijkheden van Power BI om databronnen te ontsluiten en businessvragen hiermee te beantwoorden. Ook hebben we laten zien hoe je data uit bronsystemen kunt ontsluiten, bijeenbrengt en modelleert om een goede basis te verkrijgen voor het kunnen maken van waardevolle rapportages en dashboards. In dit tweede blog gaan we kijken hoe je daadwerkelijk een Power BI rapportage maakt.

Met Power BI creëer je gemakkelijk een verzameling aan query’s, dataverbindingen en rapporten die eenvoudig met anderen zijn te delen. Eerst ontsluit je de data uit een of meerdere bronnen, vervolgens kun je deze data modelleren tot een datamodel en daarna maak je hiermee rapportages en dashboards die je kunt delen met anderen.

Voor hetgeen hierna beschreven gaan we ervanuit dat er al data met Power BI Desktop is ontsloten, verder geschikt gemaakt voor rapportages en gemodelleerd is. Zie hiervoor ook het vorige blog. Het ontsluiten en modelleren van data is de basis voor het kunnen maken van rapportages en dashboards, wat we nu gaan behandelen.

Power BI rapportage maken

Wanneer je in Power BI Desktop in de menuopties aan de linkerkant op het icoontje Rapport klikt, kom je vervolgens in het gedeelte waarin je de data visualiseert op tabbladen. Terug naar het voorbeeld van omzet per vestiging per maand uit het vorige blog: wil je omzet van de verschillende vestigingen vergelijken? Dan kun je hiervoor bijvoorbeeld een staafdiagram gebruiken. Wil je het verloop van de omzet van één vestiging door het jaar heen zien? Dan kun je een lijngrafiek gebruiken.

Het bouwen van een rapportage in Power BI Desktop

  1. Dit is je canvas. Meerdere tabbladen zijn mogelijk. Hierop ga je je data presenteren.
  2. Hier vind je de mogelijke visualisaties, zoals een tabel, staafdiagram, lijngrafiek of filter.
  3. De data die je via de visualisatie kunt presenteren, staat hier.
  4. Extra opties voor o.a. data verversen, formattering van data (getallen, datumnotaties), invoegen van afbeeldingen, maken van nieuwe berekende velden en de publiceer-optie.
  5. Opties om de datavisualisatie te filteren.

Hieronder een voorbeeld van een eenvoudige rapportage. Hierin zie je per medewerker en per week (“18-31“ betekent 2018 week 31), het aantal resterend beschikbare uren. Deze rapportage geeft inzicht in de bezettingsgraad en de beschikbare resourcecapaciteit.

Door te klikken op de visualisaties kunnen meer inzichten verkregen worden, bijvoorbeeld inzoomen op specifieke kenmerken. Zo resulteert het klikken op de grafiek of het selecteren van een andere periode in de tijdlijn direct in het tonen van de bijbehorende data.

Een voorbeeld van enkele visuals op een rapportage in Power BI Desktop:

  1. Hier stel je de datumselectie in (Timeline Slicer).
  2. De getoonde afdelingen pas je hier aan (Attribute Slicer).
  3. Dit is een zogeheten heat map tabel (Matrix met voorwaardelijke opmaak). Kleuren geven de beschikbaarheid aan. Groen betekent veel tijd beschikbaar, rood is een negatieve beschikbaarheid.
  4. De data uit de tabel kun je ook in verschillende andere vormen De taartgrafiek bovenin (Cirkeldiagram) toont bijvoorbeeld het aantal projecten per projectmanager. De grafiek daaronder, een zogeheten stacked bar with line, toont de ingeplande en beschikbare capaciteit per afdeling.
    Het klikken op een specifiek deel van bijvoorbeeld de taartgrafiek of de tijdlijn resulteert in andere gegevens in de heat map tabel en het staafdiagram.

Voorbeeld van een naar PowerBI.com gepubliceerde rapportage, getoond in de browser.

Rapportage publiceren

Met de Publish-knop maak je de rapportage online beschikbaar op een eigen of centraal beschikbaar gestelde werkruimte op PowerBI.com. Je kunt je Power BI rapportage ook embedden in je eigen website en, afhankelijk van de mogelijkheden, zelfs in je applicatie (bijv. CRM, SharePoint, Microsoft Project Online) opnemen.

Actualiteit van de data

Zoals al in het vorige blog beschreven werkt Power BI met data extracties. Dit zijn a.h.w. foto’s, momentopnames van data, gemaakt op een bepaalde datum en tijd en desgewenst over een bepaalde periode of voor een bepaalde categorie, regio, branche, etc..
Voor een managementrapportage volstaat doorgaans de data van gisteren, tot en met vorige week of tot en met de vorige maand. Je kijkt terug op de resultaten. Maar die ontsloten data zal op gezette tijden toch geactualiseerd moeten worden om weer up to date gegevens voor de rapportages beschikbaar te hebben. De gratis Power BI licentie biedt daarvoor op PowerBI.com per gegevensset een automatische verversing van data van bijvoorbeeld één keer per week tot enkele keren per dag. In Power BI kan worden gepland dat op gezette tijden automatisch nieuwe brondata wordt ontsloten om de rapportages up to date te houden. Met Power BI Pro kun je de data frequenter en zelfs, afhankelijk van de bron, realtime actualiseren, bijvoorbeeld voor de planning, wanneer de gegevens in de rapportages volledig up to date dienen te zijn.

Voordeel van het geautomatiseerd actualiseren van de data is, dat individuele gebruikers dit niet ad-hoc zelf hoeven te doen en dit bijvoorbeeld op gezette tijden kan plaatsvinden (in de nacht of in daluren wanneer bronsystemen weinig gebruikt worden). Het ontsluiten van data voor rapportages kan namelijk een dusdanige belasting van bronsystemen teweegbrengen dat dit merkbaar is in de performance voor het normale gebruik van de applicaties (bijvoorbeeld een merkbare tragere werking van het systeem).

Het plannen van het automatisch actualiseren van data in een gegevensset.

Voor het automatisch bijwerken van data in een gegevensset wordt aangeraden een speciaal service account te gebruiken. Dit account moet de juiste autorisatie op de te ontsluiten bronsystemen hebben. Desgewenst kunnen er voor verschillende bronsystemen ook meerdere accounts gebruikt worden om een gegevensset in Power BI te verversen.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een van onze klanten maakt gebruik van een planningstool voor het managen van resource-capaciteit. De standaard beschikbare rapportages van het planningssysteem dekken echter niet volledig de informatiebehoefte af. De klant wil resourcecapaciteitsaanvragen vanuit de projecten kunnen afzetten tegen de beschikbaarheid van de resources. Daarvoor is een dashboard gewenst, waarbij na het klikken op een specifieke resource-aanvraag voor een project, direct inzichtelijk moet zijn welke resources (op basis van voor de inzet benodigde skills) in aanmerking komen en wat hun resterende beschikbaarheid is in de gevraagde periode die de resource-aanvraag beslaat. Daarom hebben we een Power BI rapportage gemaakt waarin (nagenoeg) realtime de benodigde data uit de planningstool beschikbaar is. Met behulp van Power BI kan er een juiste match gemaakt worden tussen capaciteits-aanvragen en in te zetten resources, rekening houdende met benodigde skills en het aantal in te zetten uren in een specifieke periode. Vervolgens kan de resource-inzet direct in de planningstool worden verwerkt. Omdat de data realtime in Power BI beschikbaar is, kunnen aanvragen één voor één worden bekeken, kan worden besloten welke resources worden ingezet en kan de planning worden bijgewerkt waarna dit vrijwel direct automatisch in Power BI wordt gesynchroniseerd. Zo handelt de resourceplanner vanuit Power BI de resourceaanvragen af. Een zeer waardevolle klantspecifieke uitbreiding op de planningstool.

Hoe je ervoor zorgt dat alleen mensen met de juiste bevoegdheid jouw rapportage of relevante data krijgen te zien, behandelen we in het volgende blog.