Zo begin je met samenwerken aan documenten

Het werken met SharePoint en Office 365 gaat grotendeels over het samenwerken aan en met documenten. Meerdere werknemers stellen gezamenlijk voorstellen, contracten of tenders op. Zij geven elkaar feedback en goedkeuring. Om dat efficiënt via de tools van Microsoft te doen, is er een verandering in de manier van werken nodig. Van ik werk aan naar wij werken samen aan. In dit blog ga ik in op de ontwikkeling van samenwerken en de praktische mogelijkheden die Microsoft nu biedt.

Samen aan een document werken is een redelijk nieuw gebied. Voorheen werkte je aan een bestand, zoals een Word- of Excelbestand, op jouw computer en die deelde je dan op een floppy, USB-stick of per e-mail. Met de fileserver, die nog in bij veel organisaties staat, kwam er een omgeving waar iedereen bij dezelfde documenten kon. Samenwerken was mogelijk. Maar dan wel met verschillende versies: concept versie 2, feedback Dennis, definitieve versie, allerlaatste versie… We hebben ze allemaal wel gezien. Ook deze versies werden dan weer rondgemaild, zoals dat vandaag de dag nog veel gebeurd. Dit gebeurt ook bij bedrijven met SharePoint, waar SharePoint vooral de veredelde rol van web based fileserver inneemt.

Voor het geven van feedback wordt het bestand geprint en per pen voorzien van allerlei krassen en opmerkingen. Als verzamelaar van feedback, krijg je dan een stapel met blaadjes om te vergelijken. Gelukkig wordt Word zelf steeds meer gebruikt voor redigeren en feedback. Dat varieert van tekst in het rood, doorgehaalde tekst tot de ingebouwde controlefuncties Opmerkingen en Wijzigingen bijhouden. Ook dan krijg je alsnog per mail verschillende versies ter verwerking. Geen wonder dat sommige werknemers ervoor kiezen om per persoon om feedback te vragen en te verwerken, ook al kan dat weken duren! Natuurlijk kan dat vandaag de dag ook efficiënter.

Optimaal samenwerken

Mocht bovenstaande je vooral als ervaringen uit een vorig leven klinken, prijs jezelf dan gelukkig, want dit is voor veel mensen echt nog de dagelijkse, vastgeroeste praktijk. Zo werken we nou eenmaal. Terwijl het eigenlijk gaat om het leren kennen van de beschikbare tools en het bekijken van hoe je nou precies wilt samenwerken. Bespreek daarom de volgende verbeteringen eens in de volgende vergadering:

  • Werken aan een document online: Dat betekent dat je geen bestanden doorstuurt per mail, maar een link. Iedereen werkt tegelijkertijd aan hetzelfde document.
  • Ook feedback online geven: De controlefuncties van Word gebruiken is even wennen in het begin, zeker als je gewend bent om te printen en te schrijven. Maar online ziet iedereen jouw feedback onder jouw naam staan in het document, en kunnen ze direct erop reageren.
  • Collega’s er online bijhalen: In de mail selecteer je je collega’s, wordt er later iemand bijgehaald en ontstaan er verschillende threads en versies. Online kun je gemakkelijk collega’s toegang geven. Binnenkort kan dat al door een @mention te gebruiken.

Deze drie punten gaan een aantal reacties ontlokken. De eerste is: hoe zie ik dan wat er is veranderd? Daarvoor maakt SharePoint automatisch een technisch versienummer aan per nieuwe versie. Zo kun je gemakkelijk terugkijken wat de aanpassingen zijn. Een andere vraag zal zijn: welke feedback is leidend? Zeker wanneer twee mensen elkaar tegenspreken in de feedback, kan het lastig zijn om keuzes te maken. Daarom is het zo prettig om direct elkaars online feedback te zien, zodat je op elkaar kunt reageren. En de meest gestelde vraag is: hoe geef ik er nou een klap op? Dat het document wordt goedgekeurd en klaar is ter publicatie of verzending? Om de mensen bij elkaar te krijgen om de laatste punten af te stemmen, kun je Microsoft Teams gebruiken. Je plant een moment in en via beeld, geluid of chat neem je alles door.

Goedkeuren

Voor goedkeuren is er een uitgebreide workflow beschikbaar, maar ik zou daar zeker in het begin nog erg mee uitkijken. Ga eerst online samenwerken aan documenten, want direct het goedkeuren op deze manier doen kan belemmerend werken. Is er enige ervaring met het online samenwerken aan documenten? Kijk dan welke documenten precies een goedkeuring nodig hebben, zoals een contract of tender bijvoorbeeld. Goedkeuring zit standaard in de modern teamsites met allerlei functies en notificaties.

Daarnaast, en dit is echt voor een later moment, kun je in SharePoint werken met zogeheten minor en major versies. Dit gebruik je voor de verschillende fases van een document: opstellen en toepassen. Vervolgens kun je ook een bestand bevriezen als record met recordsmanagement.

Samenwerken in stappen

Zie je als organisatie de voordelen van online, synchroon en realtime samenwerken? Begin dan eenvoudig en maak kleine stappen. Ga eerst van ik werk met documenten naar wij werken samen aan documenten. En bedenk je goed dat het samenwerken aan documenten een cruciaal onderdeel is van het dagelijkse werk. Het aanpassen van de manier van werken, vergt gewoon aandacht. Vanuit QS solutions bieden we daarom een breed scala aan handvatten voor gebruikersadoptie, waaronder handleidingen en instructievideo’s voor standaard scenario’s en best practises.

Alle mogelijkheden leren van het samenwerken aan documenten? Bekijk ons webinar via deze link!