Samenwerken gaat van SharePoint naar Office 365

Microsoft Teams wordt de samenwerktool voor Office 365, én de nieuwe client voor Skype for Business. De basis voor content- en documentmanagement zal met SharePoint worden gevormd. Vooruitstrevende bedrijven volgen graag direct dit nieuwe pad waarin Teams leidt. Andere bedrijven zullen liever kiezen voor zekerheid met SharePoint. De grote vraag voor iedereen blijft: hoe kun je het beste samenwerken? En hoe ga ik nu of straks de overgang maken? In dit blog werp ik een helikopterview op de status van samenwerken met de tools van Microsoft en onze eigen invulling daarvan.

Afgelopen jaar kondigde Microsoft op het Ignite event 2017 deze grote omslag naar Office 365 aan en de nieuwe tools volgde rap. De adoptie in de praktijk gaat sneller. Bedrijven experimenteren met verschillende werkruimten en proberen verschillende vormen van samenwerken uit. En dat levert de nodige vraagstukken op.

Microsoft Teams en SharePoint

In elke Office 365 zit standaard nu de app Microsoft Teams. Hiermee stel je een team samen als je wilt samenwerken, met je collega’s intern en met externe partners. Je kunt hierin chatten en ook bellen, maar ook samenwerken aan documenten. Deze documenten zijn dan weer opgeslagen in een SharePoint site. Die wordt overigens vanzelf aangemaakt door MS Teams. Deze SharePoint site kun je vervolgens verder aankleden met takenlijsten, issue management, projectbeheer en nieuws.

Platgezegd is MS Teams vooral handig voor het bekijken van documenten, updates en communicatie. Zowel op de desktop en laptop, maar ook onderweg op de mobiel met de eigen MS Teams app. SharePoint is echt voor het bewerken van documenten en het gebruiken van alle uitgebreide documentfuncties. Maar SharePoint heeft ook een weer zijn eigen mobiele app. Als QS solutions geven we graag een praktijkgerichte visie mee, alleen is deze op dit moment nog niet zo eenvoudig met alle beschikbare tools van Microsoft. En zoals altijd, worden de tools van Microsoft nog doorontwikkeld. Daarom bieden wij als Microsoft partner allerlei tools die beter aansluiten op de praktijk.

Van samenwerkportaal naar digitale samenwerkplek

We werken hier in Nederland namelijk anders dan Microsoft verwacht. Kijk je naar Office 365, dan vind je daar een gigantische partij aan apps waarin je snel verdwaalt. Er is geen verband of overzicht en je moet een stevige kenniswerker met IT-affiniteit zijn om hier zelfstandig én productief mee te kunnen werken. Daarom leveren wij al 10 jaar het product Samenwerkportaal, gebouwd op SharePoint. Met de huidige omslag naar Office 365 en Microsoft Teams, bereiden we ons voor op een nieuw propositie: de digitale samenwerkplek.

Twee nieuwe onderdelen daarvan zijn al klaar voor de overgang naar Office 365:

  1. Task 365. Deze Office 365 app geeft je grip op alle taken die zwerven door de verschillende SharePoint Sites, Planner, Dynamics 365 en Outlook. Op één centrale plaats heb je overzicht van je taken en werk je die efficiënt bij vanuit één interface. Hier lees je meer over Task 365.
  2. PortalTalk 365. Deze app in Office 365 noem ik de “samenwerkregisseur”. Hiermee regel je praktisch het aanmaken van een werkruimte, toegangsbeheer, controle op de toegang en het archiveren van de werkruimte. En dit voor elke type werkruimte in Office 365. Of dit nu een klassieke of moderne SharePoint site is, maar ook een Outlook Group of MS Team. Je krijgt als beheerder de zekerheid dat je in controle bent over toegang en data, kortom, de governance. In een volgende blog gaan we uitgebreid op PortalTalk 365 in. Lees hier meer over PortalTalk 365.

En intranet straks?

Met de kleinere rol van SharePoint zou je bijna vergeten dat vele organisaties op SharePoint vertrouwen als spil voor interne communicatie. Hier heeft Microsoft gelukkig aan gedacht: er is een nieuwe type site, de SharePoint Communication site. Hiermee heb je een standaard gereedschap om intranet breed in te zetten. Het is alleen niet volledig en voor vele klanten niet gedetailleerd genoeg. Daarom zijn wij zelf bezig om nieuwe tools hierover te ontwikkelen, als onderdeel van onze digitale samenwerkplek.

Kort samengevat: Microsoft neemt nu Office 365 als uitgangspunt en maakt van SharePoint de stabiele content drager daarachter. En ongeacht waar je precies in deze transitie staat, kun je met onze tools efficiënter samenwerken. Bekijk hier onze producten voor meer informatie.