SharePoint: de overstap van Classic naar Online en Modern

Draait je intranet nog on-premise op SharePoint Classic? Dan is de overstap naar SharePoint Online met SharePoint Modern gemakkelijk te maken. SharePoint evolueerde namelijk van een technisch zware toepassing naar een praktische oplossing. In deze blog bekijken we de tijdlijn van SharePoint en werpen we een blik op de toekomst.

Voor de komst van het eerste SharePoint Portal 2001 hadden alleen grote organisaties een intranet. Dat was typisch gewoon een website gericht op de eigen medewerkers. Geleidelijk aan, met regelmatige updates, werd SharePoint de nieuwe standaard waardoor intranet gemeengoed werd. Vandaag de dag neemt SharePoint dan ook het leeuwendeel voor zijn rekening van alle intranetten.

SharePoint On-Premises in de praktijk

De SharePoint versies 2013 en eerder noemen we nu SharePoint Classic: on-premise oplossingen die zichzelf jarenlang bewezen hebben. Het customizen van de look and feel is ermee tot de pixel mogelijk en communicatieafdelingen kunnen hun huisstijlen volledig invullen.

Het vertalen van gebruikerswensen vraagt echter wel om een heel raamwerk gebouwd door ontwikkelaars. Zo kunnen bijvoorbeeld elektronische formulieren met de achterliggende workflow zo complex worden, dat het bijna webapplicaties zijn. Consultants en ontwikkelaars maken daarom al vanaf het begin al hun eigen web parts of apps voor SharePoint om specifieke oplossingen aan te reiken. SharePoint on-premise vraagt om de nodige aandacht van IT en daarmee ook om budget.

SharePoint gaat online

Met de uitgave van SharePoint Online  in 2013 biedt Microsoft intranet als een SaaS-oplossing aan. Via de cloud krijgen gebruikers toegang tot het intranet, en wordt de backoffice door Microsoft gehost. SharePoint Online is geïntegreerd in Office 365 en als integraal onderdeel of losstaande oplossing af te nemen.

De performance van SharePoint Online was in het begin merkbaar slechter dan On-Premises. Daarvoor waren er meerdere oorzaken, waarvan de grootste kwam door het customizen. De look and feel wensen zetten de gebruikerservaring ernstig onder druk. Daarmee kwam ook de adoptie van intranet in het gedrang.

Modern SharePoint

Microsoft besloot die performance-problemen aan te pakken door een nieuw SharePoint te bouwen met de perfomance en usability aan de voorkant als uitgangspunt. Dat heet nu Modern SharePoint. Achterliggend kwam er een heel nieuw ecosysteem met nieuwe web parts voor het invullen van bepaalde functies, zoals het plaatsen van afbeeldingen, video’s en widgets voor bijvoorbeeld een Twitter-feed. Het nieuwe SharePoint Framework SPFx laat deze widgets client-side werken in de browser, waardoor SharePoint ontzettend licht werd. En daardoor ook sneller.

Daarmee werden ook de mogelijkheden tot customizen sterk verkleind. Alle grafische toeters en bellen zijn ondergeschikt gemaakt aan het gebruikersgemak. Dat kan even wennen zijn voor communicatieafdelingen die de schier oneindige opties van SharePoint On-Premises gewend waren, maar uiteindelijk is het plezierig kunnen gebruiken van intranet belangrijker dan het kunnen bepalen van de kleur van elk knopje en lijntje. Nu kies je een thema die je naar je eigen hand kunt zetten met kleurkeuze en beeldmateriaal. Dat vertaalt zich direct door naar de knoppen en lijnen door de gehele site. Om te bewijzen hoe goed dat werkt in de praktijk, nodigde Microsoft designers uit op lookbook.microsoft.com. Deze screenshots geven je een idee van wat er allemaal mogelijk is:

Interne communicatie over de organisatie

Bedrijfsevenement

Team communication site

Waar je in SharePoint Classic voorheen de opmaak moest programmeren, kun je dat nu in Modern SharePoint snel en praktisch bepalen. De expertise van een specialist zoals QS solutions maakt hierbij wel het verschil of het dagen of eerder weken werk wordt. Die ondersteuning heb je echter alleen nodig bij het neerzetten van het nieuw intranet. Onderhoud gaat vervolgens volledig via de content managers, want bij Modern SharePoint zijn er geen techneuten meer nodig.

Intranet in your pocket

Veel kantoorwerkers denken bij intranet aan een desktop-toepassing, maar er zijn ook bijzonder veel mensen actief in de zogeheten first line. Dat zijn medewerkers in de werkplaats, de buitendienst of continu in de weer met klanten op de winkelvloer. De smartphone is de manier om deze medewerkers te bereiken, en daarom lanceerde Microsoft de SharePoint app. In het verleden was intranet alleen responsive te maken door een raamwerk te programmeren. Nu komt SharePoint out-of-the-box op Android en iOS met nieuws en pushberichten. Handig, zeker met de groei van millennials op de werkvloer.

SharePoint en Microsoft Teams

Naast SharePoint is er natuurlijk ook Microsoft Teams. Hoe verhouden die twee zich tot elkaar? Documenten uit Teams worden namelijk wel in SharePoint opgeslagen, maar als gebruiker hoef je dat niet eens te weten. De twee zijn verder gescheiden. Microsoft Teams brengt alles samen voor digitaal samenwerken en SharePoint is er voor het bedrijfsbreed informeren en communiceren. Microsoft noemt dat de inner circle en de outer circle.

Ik voorzie echter dat SharePoint en Microsoft Teams bij elkaar gaan komen. Zo kun je nu al in Microsoft Teams in een kanaal een tabje toevoegen om de achterliggende SharePoint-pagina te tonen. Je kunt bijvoorbeeld een Team maken voor de organisatie zelf en op die manier beginnen om bedrijfsbreed te communiceren. Pagina’s met web parts in SharePoint kunnen op die manier binnen MS Teams worden getoond. SharePoint profileert zich verder in deze rol met het Intelligent Intranet waarin AI helpt met het bepalen van relevantie en het distribueren van content.

De overstap maken

De support voor het nog steeds veelgebruikte SharePoint 2010 stopt op 13 oktober 2020. Dat betekent dat er al volgend jaar geen updates en patches voor veiligheidsproblemen komen. Maar laat dat nou niet de enige reden zijn om over te stappen naar Modern SharePoint. Waar SharePoint On-Premise om het nodige IT-budget vraagt aanpassingen te doen aan opmaak en om responsive mogelijk te maken, komen beide zaken out-of-the-box bij Modern SharePoint. Na het opzetten is er ook geen technische ondersteuning meer nodig bij het onderhoud. Het grootste obstakel bij de overstap is vooral de gewenning. Gebruikers hebben gewoon moeite met veranderingen. Om intranet succesvol in te kunnen zetten, is gebruikersadoptie cruciaal. Daarom helpen wij ook bij het veranderingsproces met het begeleiden van de gebruikers.

Benieuwd hoe uw organisatie de overstap naar Modern SharePoint kan maken? Ik beantwoord graag uw vragen.