The Future of SharePoint

Op woensdag 4 mei organiseerde Microsoft het online evenement The Future of SharePoint. Voor zowel SharePoint professionals als kerngebruikers een spannende dag waarbij de visie en plannen van het platform bekend werden gemaakt. De afgelopen jaren is er veel gespeculeerd over de toekomst van SharePoint. Vooral met de komst van Office 365 en de daarbij horende services als Delve en de Video Portal, leek de veelomvattende rol van SharePoint steeds meer op de achtergrond te raken. Echter, niets is minder waar! Het ‘nieuwe’ SharePoint is belangrijker dan ooit.

SharePoint centraal in Office 365

Om gelijk met de deur in huis te vallen: Microsoft positioneert het nieuwe SharePoint als de centrale spil in het dynamische Office 365 landschap. Daar waar het woord SharePoint voorheen niet eens werd getoond in het Office 365 startmenu, is het nu weer prominent aanwezig, met achter de SharePoint knop (het huidige ‘Sites’) een volledig nieuwe startpagina. Gaat dit dan ook eindelijk het gewenste vertrekpunt worden? Frequent bezochte sites, inclusief de recente activiteiten die hierbinnen hebben plaatsgevonden, worden op deze nieuwe startpagina getoond. Het lijkt in ieder geval erg handig, een open samenwerk-omgeving zonder een klassieke intranet homepage.

De centrale rol van SharePoint is ook zichtbaar in de steeds verdergaande integraties met andere Office applicaties. Een ogenschijnlijk simpele, maar belangrijke toevoeging is de mogelijkheid om direct vanuit OneDrive bestanden uit te wisselen met SharePoint. Ook het werken binnen de reeds bestaande Office 365 groepen is nu een vast onderdeel geworden binnen SharePoint. Verder zal een meer universele gebruikerservaring geboden worden, waarbij de look & feel zal worden afgestemd op de andere Microsoft applicaties in het Office 365 spectrum.

Mobiele Strategie

Misschien wel de aankondiging die de toekomst van SharePoint het meest benadrukt is die van de mobiele App. Terwijl een responsive website op het internet al een ruime tijd de standaard is, is voor SharePoint nooit deze slag gemaakt. Met de App die dit kwartaal beschikbaar komt voor iOS (en later dit jaar voor Android en Windows Phone) wordt eindelijk aan de behoefte voldaan om overal en op ieder moment SharePoint tot je beschikking te hebben.

De eerste demo presentaties zijn veelbelovend en lijken kwalitatief gezien te bieden wat je zou verwachten van een mobiele Microsoft App. Pagina’s worden mooi weergegeven, je kunt zoeken naar content, navigeren binnen sites en informatie opvragen over personen. Dit allemaal op een intuïtieve wijze op een kleiner device.

Het is wellicht jammer dat de browser variant van SharePoint (nog) niet volledig responsive is gemaakt. Microsoft heeft echter uitgesproken om ook onderdelen van bestaande sites in de oude teamsite structuur zoveel mogelijk beschikbaar te maken op deze nieuwe App. Het is nog afwachten tot op welk niveau hiermee wordt gegaan. In ieder geval zal de App zowel SharePoint Online als de on-premises variant gaan ondersteunen.

Moderne teamsites

Dat er ook in de aankomende jaren nog steeds zwaar geleund blijft worden op de teamsite als fundering van het op SharePoint gebouwde intranet blijkt uit de introductie van de moderne teamsite. Niet eerder zou het zo makkelijk zijn een teamsite aan te maken, rechten uit te delen en in te richten. Hoewel we deze woorden vaker van Microsoft hebben gehoord lijkt het er nu toch echt op dat er voor eindgebruikers een hoop is versimpeld.

Aan de buitenkant is er veel veranderd. Een visueel nieuwscomponent zal nu standaard aanwezig zijn op de moderne teamsite. Verder kunnen bestanden in documentbibliotheken direct als previewelementen worden getoond en met een simpele druk kan specifieke content aan de bovenkant van een pagina worden ‘gepind’. Daarnaast kunnen ook andere web onderdelen gemakkelijker door een eindgebruiker worden toegevoegd via een intuïtief ogend drop down menu in de pagina zelf. Het voelt allemaal een stuk frisser en het kan misschien het beste vergeleken worden met de simplistische wijze waarop veel mobiele apps werken.

En hoe zit het dan met rechten? Was dat niet altijd een complex aspect van een SharePoint inrichting? Ook hier heeft Microsoft een substantiële – maar op het oog logische – verandering aangebracht. Namelijk de integratie met ‘Groups’. Maak je een teamsite aan, dan krijg je daar automatische een Office 365 Group bij cadeau. Een groot voordeel van de Group is dat deze samenwerkingsvorm zich niet enkel beperkt tot alleen de teamsite in SharePoint. Ook een gedeelde emailbox, agenda, OneDrive en OneNote behoren standaard tot de instrumenten. Wat, waar, hoe en met wie je dit gebruikt bepaal je vervolgens zelf, maar wel altijd in de context van de ‘Group’.

Tot slot

Met The Future op SharePoint heeft Microsoft daadwerkelijk haar commitment uitgesproken richting de toekomst van het platform. Niet alleen in woorden, maar ook met concreet aangekondigde veranderingen. Mobiel, modern en vooral geïntegreerd. Hierboven heb ik slechts een aantal updates uitgelicht die op zichzelf al de nodige impact gaan hebben. Verdere ontwikkelingen en integraties zullen elkaar in rap tempo blijven opvolgen. SharePoint toepassingen in combinatie met het onlangs geïntroduceerde Microsoft Flow en PowerApps (hierover ongetwijfeld meer in toekomstige blogs) staan nog maar in de kinderschoenen. Net als Microsoft ben ik er dan ook zeker van dat de rol van SharePoint in het Office 365 landschap alleen maar zal toenemen.