Uitleg over de veranderingen in Team Member licenties

De Team Member licentie van Dynamics 365 CE is een veel gebruikte licentie. Hij is goedkoop en je kan er best veel mee. Eigenlijk kan je er meer mee, dan je strikt volgens de licentievoorwaarden zou mogen.

Niet conform de licentie voorwaarden

In de licentiehandleiding beschrijft Microsoft nauwkeurig wat wel en wat niet mag met Team Member licenties. Echter technisch worden de restricties niet door Microsoft afgedwongen. Dat betekent dat medewerkers met een Teammember licentie vaak meer doen dan formeel mag. In de meeste gevallen gebeurt dit onopzettelijk of is dit geleidelijk ontstaan. Vanaf 1 april 2020 zal Microsoft de restricties in de software bewaken. Dat betekent dat sommige medewerkers met een Team member licentie niet meer met Dynamics 365 CRM kunnen doen, wat zij gewend zijn. De software controleert of wat jij doet, wel mag volgens de Team Member licentie. Als het niet mag, krijg je een foutmelding: ‘Invalid Licence’

Gedoog periode

Gelukkig staat Microsoft het huidige gebruik nog toe tot 1 oktober a.s. Dat betekent dat we tijdens deze gedoog periode nog actie kunnen ondernemen om te checken of je voldoet aan de licentievoorwaarden. Mocht dat niet zo zijn, dan kunnen we onderzoeken of we de inrichting slimmer kunnen maken, zodat je wel kan blijven werken met een Team Member licentie. En mocht dat niet lukken, dan is er nog tijd om een andere licentie te kopen.

Wat zijn de restricties ook al weer?

De Team member licentie is voornamelijk bedoeld om gegevens in CRM te raadplegen en daarnaast voor basisfuncties, zoals het bijhouden van activiteiten (afspraken, taken, en zo meer). Ook mag je in 15 ‘Custom entititeiten’ gegevens aanmaken, lezen, bijwerken en verwijderen. In het Engels wordt hiervoor de afkorting ‘CRUD’ gebruik. Dat staat voor Create, Read, Update en Delete.

Als gebruiker met een Team Member licenties mag je lezen uit alle entiteiten, dus ook uit Custom entiteiten. De beperking van 15 gaat dus echt om CRUD.

Dit zijn de belangrijkste restricties:

  • Je mag geen accounts (organisaties) aanmaken en updaten
  • Je mag geen cases aanmaken en updaten
  • Je mag geen opportunity’s (verkoopkansen) aanmaken en updaten
  • Geen applicatiebeheersfuncties

Voor een volledige en nauwkeurige omschrijving verwijs ik je naar de licentievoorwaarden. Op pagina 34 van de licensing guide staat een tabel met wat een Team Member allemaal mag. Ik heb de tabel ook onderaan deze pagina geplaatst, dan hoef je de guide niet te downloaden.

Welke acties moet ik ondernemen?

  1. Check het gebruik met behulp van Telemetry (zie hieronder).
    Alleen systeembeheerder kunnen dit.
  2. Check of medewerkers met een Team Member verkoopkansen en/of cases aanmaken, updaten of verwijderen.
    1. Zo ja, heroverweeg of zij dat echt moeten doen
    2. Indien niet, pas rollen en rechten aan
    3. Indien wel, koop een passende licentie
  3. Check of een medewerker met een Team Member licentie applicatiebeheer doet
    1. Zo ja, heroverweeg of hij/ zij dat echt moet doen
    2. Indien niet, pas rollen en rechten aan
    3. Indien wel, koop een passende licentie
  4. Check het aantal ‘Custom entiteiten’ waarin gebruikers met een Team Member licentie de volledige CRUD mogelijkheden nodig hebben.
    1. Als dit minder is dan 15, geen zorgen
    2. Als dit meer is dan 15, check of er entiteiten zijn, waarvoor je alleen leesrechten nodig hebt. Als dit zo is, pas dan de rollen en rechten zo aan dat de gebruikers in maximaal 15 Custom entiteiten CRUD rechten hebben.
      Of
      Pas de inrichting zo aan, dat je minder Custom entiteiten nodig hebt. Voeg 2 of meer custom entiteiten samen en/of verwijder Custom entiteiten, die je niet meer gebruikt
    3. Als medewerkers met een Team Member licenties CRUD rechten in meer dan 15 Custom entiteiten nodig hebben, dan moet voor hen een passende licenties worden aangeschaft.
      Of
      Je bekijkt wat de mogelijkheden zijn van PowerApps. Misschien kan je met PowerApps dezelfde functie bouwen, zodat je qua licenties voordeliger uit bent.

Vraag hulp!

Mocht je hulp nodig hebben om dit netjes en goed te regelen, schakel dan QS solutions in. Wij zullen jou graag van dienst zijn om te zorgen dat jij jouw D365 CE implementatie conform de voorwaarden van Microsoft gebruikt. Daarbij is ons uitgangspunt dat je alleen die licenties moet gebruiken, die je echt nodig hebt. Door onze hulp zul je kunnen besparen op de licentiekosten.

Mijlpalen

  1. Sinds 31 januari is ‘Telemetry’ beschikbaar in het Power Platform Admin Center. Dit geeft inzicht in gebruikspatronen. Alleen systeem beheerder kunnen hier bij. Check: https://admin.powerplatform.microsoft.com/environments
  2. Sinds Februari is het mogelijk om te testen of je met de Team Member licenties nog kan doen, wat je wil doen.
  3. Vanaf 1 april zullen bij nieuwe instances de restricties voor Team Members worden gehandhaafd. Het gaat dan om nieuwe organisaties / klanten.
  4. Vanaf 30 september dwingt de Microsoft het werken binnen de voorwaarden af.

Telemetry

In het Telemetry kan je het volgende zien:

  • Actieve gebruikers
  • Meest actieve gebruikers die bewerkingen uitvoeren
  • Het aantal pagina’s wat gebruikt wordt
  • Toegangsmodus
  • Welke browser er het meeste gebruikt wordt
  • Welk apparaat type (mobiel, desktop)
  • Entiteitsgebruik
    Aantal gemaakt, gelezen gupdate, verwijderd
  • Systeemtaken
  • Worden de systeemtaken allemaal uitgevoerd (werkstromen, e-mail taken en andere systeemtaken)
  • Invoegtoepassingen
  • Statistieken van API-aanroepen

NB: De informatie kan tot maximaal 1 maand terug worden ingezien

Uitleg nieuwe Team Member licentie Dynamics 365 CE


Een goed werkend CRM is goud waard

Meer weten over Microsoft Dynamics 365 Sales en Marketing?

Ieder contactmoment met een klant of een prospect biedt u de kans om u te onderscheiden. Met een goed werkend CRM systeem benut u iedere gelegenheid.

Vraag het Jochem