Van digitaal communiceren naar digitaal vergaderen

Vergaderen gebeurt steeds vaker digitaal dankzij de standaard aanwezigheid van Microsoft Teams in Office 365. Met een paar klikken haal je iedereen online bij elkaar. Maar dat is vooral handig voor een informele, korte vergadering, voor snel werkoverleg. Formele vergaderingen vragen om meer structuur en aansluiting op de werkprocessen. Hoe doe je die digitaal?

In Nederland vergaderen we vooral nog fysiek. Toch beleeft digitaal vergaderen via inbellen en videoconferencing momenteel een opmars. Dat komt grotendeels door Microsoft Teams dat standaard in Office 365 zit en nieuwe manieren van communiceren eenvoudig maakt.

Het starten van een ad hoc vergadering in Microsoft Teams en het vastleggen van aantekeningen in OneNote gaat bijzonder snel. De communicatie loopt via chat, voice of video en je kunt het overleg ook opnemen. Microsoft Teams faciliteert daarmee vooral informele vergaderingen, zoals de daily standup meeting bij de scrum werkmethode. Wil je bedrijfsprocessen en structuur in de vergadering opnemen, dus vergaderen in een formele setting, dan wordt het direct lastig.

 

Het probleem van digitaal vergaderen

Bij fysieke vergaderingen kijk je elkaar in de ogen. Ga je slecht voorbereid de vergadering in, dan krijg je direct een slecht gevoel. Je zorgt er daarom voor dat je de stukken vooraf leest en jouw actiepunten hebt uitgevoerd. Vaak wordt er ook genotuleerd en vallen ingezonden stukken onder een archiefbeleid voor latere naslag.

Probeer je zo’n vergadering digitaal te houden, dan valt de regie weg. Heb je je niet goed voorbereid? Dan kun je je gemakkelijk verschuilen achter je pc, met de microfoon en video uit. Dat verschil merk je bijvoorbeeld al wanneer er collega’s inbellen. Zij beleven het overleg al heel anders dan degene die fysiek aanwezig zijn. Microsoft Teams heeft geen structuur of opties om formele overleggen zoals een MT-overleg te faciliteren. Vooraf de agenda opstellen en bijbehorende stukken aanleveren, gaat erg omslachtig. Gevolg? Organisaties met formele vergaderingen kiezen ervoor om het digitaal vergaderen nog even te laten voor wat het is. Of erger, ze doen deze toch digitaal en nemen de bijbehorende nadelen voor lief.

Regie houden met Meeting 365

QS solutions ontwikkelde Meeting 365 om het gehele vergaderproces effectief te faciliteren. Het is beschikbaar als app in Office 365 en Microsoft Teams. Op het startscherm zie je direct aankomende vergaderingen en afgelopen vergaderingen, netjes gecategoriseerd en georganiseerd in vergaderhubs. Zo worden bijvoorbeeld alle MT-overleggen, bestuursvergaderingen en projectvergaderingen gegroepeerd. Daarnaast zie je een overzicht van alle openstaande taken van alle vergaderingen. Je kunt ook direct een nieuwe vergadering aanmaken.

Dat doe je in Meeting 365 zoals gebruikelijk met een titel, omschrijving, tijd en locatie. Je kunt deze markeren als besloten of openstellen, zodat mensen die niet zijn uitgenodigd wel mee kunnen lezen. Vervolgens nodig je de deelnemers uit, stel je hun gewenste aanwezigheid op vereist of optioneel en vraag je om input. Bij ieder agendapunt kun je naast een omschrijving ook bestanden toevoegen, door deze te uploaden of als SharePoint-snelkoppeling, notities maken en al direct taken opstellen. Met de redigeerfuncties van Office 365 kunnen deelnemers direct digitaal opmerkingen plaatsen en samen aan een document werken, zoals ik in dit eerdere blog uitgebreid uitleg. Om tijd te besparen, kun je terugkerende vergaderingen gemakkelijk kopiëren.

Tijdens de vergadering, fysiek of op locatie, maakt iedereen in Meeting 365 zijn eigen persoonlijke privé-notities, voegt opmerkingen toe aan de agendapunten en noteert direct taken. Na afloop maak je met één druk op de knop een vergaderverslag waarin alle input netjes wordt samengebracht. Alle gegevens van de vergadering kun je naderhand archiveren binnen Office 365.

Geïntegreerd digitaal vergaderen

Zo kun je formele vergaderen toch plaatsonafhankelijk en efficiënt voeren. Niemand kan zeggen dat hij of zij de stukken niet vooraf heeft ontvangen. Alles staat voorbereid in de cloud waar je direct bij kan via de links in de uitnodigingsmail of de aparte vergaderhub in Microsoft Team. Meeting 365 zit namelijk geïntegreerd in Outlook en Microsoft Teams. In deze programma’s kun je ook nieuwe vergaderingen aanmaken en stukken toevoegen.

Meeting 365 neemt het daadwerkelijke vergaderproces als uitgangspunt, en gaat veel verder dan alleen communicatie. Doordat iedereen digitaal werkt, ligt alles direct vast op één centrale plek, toegankelijk voor iedereen. De voorzitter van de vergadering houdt volledige regie over de digitale vergadering. Zo wordt digitaal vergaderen in Office 365 pas echt efficiënter.