Wilde praktijken met Microsoft Teams

We willen sneller efficiënter en vooral beter met elkaar kunnen samenwerken. Offline kan dit soms een uitdaging zijn, maar online gaat dat zeker een stuk soepeler door Microsoft Teams. Hij zit standaard in ieder Office 365 pakket en elke gebruiker kan er direct veel plezier aan beleven.

Nu is het wel zo dat iedere organisatie natuurlijk verder moet kijken dan alleen het aanzetten en gebruiken. Want hoe zorg je er als bedrijf voor dat Microsoft Teams helemaal geïntegreerd is in jouw organisatie?

We bekijken in deze blogreeks, over digitaal samenwerken, het in gebruik nemen van Microsoft Teams. Waar kom je vandaan als organisatie? Hoe implementeer je Microsoft Teams? En hoe zorg je voor een succesvolle adoptie?

Microsoft Teams functionaliteiten: de integrale werkplek

Binnen Microsoft Teams ligt de nadruk op communicatie, samenwerken aan documenten en toegang tot services en apps. Microsoft Teams gaat uit van snelle en informele communicatie. Dat leent zich erg goed voor teams, afdelingen en projectgroepen die intensief samenwerken. En met speciale Teams hardware wordt het vergaderen helemaal tijds- en plaats ongebonden. Tezamen vormen deze functionaliteiten een integrale werkplek:

  • Communiceren. Als opvolger van Skype for Business biedt Microsoft Teams dezelfde mogelijkheden voor chat, bellen en videoconferencing. Je kunt dus met één klik een instant vergadering starten bijvoorbeeld. Dat brengt mensen die tijdelijk aan hetzelfde project werken dichter bij elkaar en zorgt voor teamvorming, ook met externen.
  • Samenwerken aan documenten. Een document dat je naar een chatvenster sleept, landt direct in de persoonlijke OneDrive for Business. Deel je een bestand in een specifiek kanaal, dan wordt deze opgeslagen op SharePoint Online waar iedereen aan hetzelfde bestand tegelijkertijd kan werken.
  • Filteren met kanalen. Al snel merk je de behoefte om enig overzicht te creëren. Per team kun je daarvoor kanalen aanmaken, bijvoorbeeld voor ‘marketing’, ‘evenement’ of ‘financiën’. Een kanaal bevat tabs voor gesprekken, bestanden en notities. Binnen een kanaal kun je dus apart communiceren.
  • Een eigen ecosysteem creëren. Door de integratie met alle Microsoft applicaties kunnen gebruikers de hele dag vanuit Microsoft Teams werken. Er zijn ook connectoren die externe read-only updates ophalen, voor bekende applicaties zoals Salesforce en Twitter bijvoorbeeld. Ook voor analytics, klantenservice, IT en beheer, HR en samenwerking zijn er nu een paar honderd applicaties beschikbaar, en dat aantal neemt fors toe.
  • Overal samenwerken. Het overbruggen van afstand en ruimte wordt met Microsoft Teams hardware nog gemakkelijker. Denk aan bureau- en vergadertelefoons, headsets en ruimtesystemen voor het creëren van een collaboration space. De Microsoft Surface Hub brengt dat op een hoger niveau: een digitale whiteboard waarmee je communiceert via beeld, geluid en input via het scherm.

In de volgende video zet Microsoft helemaal een nieuwe standaard voor digitaal samenwerken. De combinatie met Microsoft Hololens maakt samenwerken in 3D mogelijk, zoals voor het ontwerpen van een nieuwe auto.

 

Vraagstukken voor IT

Je ziet het, Microsoft Teams heeft alle ingrediënten om binnen één digitale werkruimte te communiceren en samenwerken. Dit gebruiksgemak zorgt voor een snelle adoptie die de IT-afdeling kan overvallen. Voor je het weet is er een wildgroei gaande van allerlei teams en zie je als beheerder een explosieve toename in het gebruik van allerlei Azure resources. Met het aanmaken van Teams worden ook de achterliggende Mailboxen en SharePoint sites automatisch aangemaakt. Zonder goede begeleiding en sturing loopt dat spaak. Voordat je Microsoft Teams open voor gebruik zet, zijn er eerst een aantal IT-vraagstukken om te beantwoorden. Want heb je het eigenlijk wel nodig bijvoorbeeld? Voor de volgende kernvragen helpt het houden van interactieve workshops.

Waar kom je als organisatie vandaan?

Niet iedere organisatie gaat van een fileserver over naar Office 365 met Microsoft Teams. Er kan bijvoorbeeld een SharePoint omgeving zijn on-premise of online, waarvandaan je met Microsoft Teams wilt beginnen. Zet je de SharePoint sites één op één over naar Teams? Of zet je bepaalde sites door als kanaal in Teams? Laat je de oude sites staan? En intranet dan? De overstap hoeft niet in een big bang te gebeuren, het kan ook in stapjes waardoor er een hybride situatie ontstaat. Het gaat om het creëren van structuur en orde voor de beheerder én de gebruiker.

Dit is ook waar je kijkt naar compliance. Biedt Microsoft Teams genoeg mogelijkheden om te voldoen aan de interne regelgeving? Voor organisaties die moeten voldoen aan strenge regels kan het heel goed zijn dat, ondanks het prettige gebruikersgemak, de implementatie van Microsoft Teams toch geen doorgang kan vinden.

Hoe implementeer je Microsoft Teams?

Hier gaat het om governance. Mag iedereen teams aanmaken? Mag iedereen ook eigenaar zijn van een team? Mag iedereen lid worden? Hoe gaan we om met externen? En na afsluiting van het project? Microsoft Teams heeft weliswaar een archiveerfunctie, maar daarmee wordt toegang tot bestanden niet afgesloten en kunnen nieuwe gebruikers nog steeds worden uitgenodigd. Er is nog geen life cycle management binnen Microsoft Teams, en dat betekent dat IT samen met de gebruikers regels moet opstellen en naleven.

Microsoft Teams heeft geen hiërarchie of regie, alleen iemand die als eigenaar faciliteert. Deze werkwijze past niet in iedere organisatie in elke afdeling. Introduceer Microsoft Teams daarom stapsgewijs en binnen die afdelingen of teams waar snelle en informele communicatie al gebruikelijk is.

Hoe zorg ik voor een succesvolle adoptie?

Niet alleen de implementatie en migratie vragen om een plan. Ook wanneer gebruikers Microsoft Teams zelf oppakken en adopteren is een plan toch verstandig. Net als bij de fileserver is er ook voor Microsoft Teams sturing en training van de gebruiker nodig. Zodat ze weten wanneer ze een team en wanneer ze een kanaal aanmaken, hoe ze om moeten gaan met nieuwe functionaliteiten en zodat ze blijven werken en communiceren op een manier die binnen de cultuur past. Je wilt bijvoorbeeld niet dat iedereen plotseling vergaderingen start met grote groepen mensen.

Microsoft Teams in gebruik nemen

De technische implementatie is niet zo spannend. Microsoft Teams faciliteert de nieuwe manier van samenwerken, plaats en tijd onafhankelijk, op een manier waar gebruikers enthousiast van worden. Microsoft Teams kun je echter niet zomaar aanzetten en afwachten, want digitaal samenwerken moet wel voldoen aan de regels voor compliance en governance. In het volgende blog laat ik zien hoe je die waarborgt zodat je weloverwogen Microsoft Teams in gebruik kunt nemen.

 

Tom Brand