Hoe is het met… CRM bij Port of Amsterdam?

Ben je er nog niet helemaal uit of je met CRM wilt werken of is je CRM-systeem niet goed bijgehouden en daardoor niet meer up-to-date? Dit ervaringsverhaal van Louden Hand, Head of Business Applications bij Port of Amsterdam, kan je verder helpen.

Port of Amsterdam bouwt aan een haven die bijdraagt aan de internationale concurrentiepositie van de Amsterdamse metropoolregio én van Nederland. Dit doet Port of Amsterdam door taken en rollen uit te voeren in balans met de belangen van de stakeholders.

Via een aanbesteding kwam QS solutions als beste implementatiepartner voor Microsoft Dynamics 365 CRM naar boven. Best onverwacht, want QS solutions is tot dan toe niet bekend bij Port of Amsterdam. Toch bleek de aanpak van QS het best te passen bij de ambities van Port of Amsterdam. Maar heeft dat uiteindelijk goed uitgepakt?

Louden Hand van Port of Amsterdam (PoA) geeft het antwoord

QS solutions stelde voor op twee vaste dagen in de week een consultant en éénmaal in de twee weken een leadconsultant on site bij ons te laten werken. Dat had een positief effect. Naast de geplande resultaten van het implementatiewerk, zijn er voordelen behaald doordat de consultants fysiek aanwezig zijn bij ons. De consultants van QS  helpen de functioneel beheerders van Port of Amsterdam om zich verder te ontwikkelen volgens het train-the-trainer principe. Onze functioneel beheerders leren hiervan en kunnen op hun beurt aanpassingen doen in de systemen en aan andere medewerkers goed uitleggen waarom en hoe we dingen doen.

QS solutions is groot genoeg

Je vraagt je van tevoren altijd af wat de voor- en nadelen zijn van een bepaalde partij. De fysieke afstand tussen beide bedrijven leek mij een risico. Daarnaast was het voor mij van belang dat we snel kunnen schakelen met elkaar. In het begin heb ik me dan ook afgevraagd of QS niet een maatje te klein zou zijn om aan onze wensen te kunnen voldoen. Maar wat ik merk is dat wij prioriteit krijgen, oftewel de aandacht krijgen die we nodig hebben. Ik kan direct met de account manager schakelen en de lijn met de projectleider is kort. De CRM-consultant en de lead consultant denken pro-actief mee in de planning ‘ik zie dat er komende week niet al teveel te doen is, zal ik de week erna komen’. Of andersom, ‘zal ik deze week een keertje extra komen’. Dus QS is klein genoeg om snel te schakelen, maar ook groot genoeg om functioneel en tactisch mee te denken en bijvoorbeeld professionele trainingsvideo’s te maken. We merken dat QS alles wat wij voor ogen hebben bij een implementatiepartner ook kan bieden. QS heeft bijvoorbeeld een consultant die haar ervaring als online marketeer combineert met technische kennis. Zo weet QS solutions met een relatief kleine groep mensen een groot scala aan werkzaamheden op een professionele manier neer te zetten.


© Foto Port of Amsterdam – Fotograaf Ed Seeder

Middelgrote organisaties zijn een goede match

De QS-consultants kunnen goed de wensen van onze gebruikers in kaart brengen en stelen kritische vragen. Op basis daarvan krijgt ons CRM nu vorm. Zij houden rekening met de volgorde bij het uitvoeren van werkzaamheden en zorgen er daarmee voor dat er logische en duurzame keuzes worden gemaakt.

De leadconsultant heeft in het begin bij ons vaak de vraag gesteld: ‘waarom doe je dit?’ Dat zette ons aan het denken over wat we echt nodig hadden. Ook kwam hij met adviezen zoals ‘als jullie nu hier mee bezig gaan, dan kan je beter gelijk dit ook aanpakken, want dat is nu niet veel extra werk en dat levert je wel veel op.

Mede door de aanpak van QS kunnen we de beslissingsbevoegdheid en de ideeën bij de mensen die het werk uitvoeren leggen. En hoe kleiner de afstand is tussen de maker en de gebruiker, des te groter de kans dat het daadwerkelijk wordt gebruikt. Door het op deze manier te combineren, hou je het werk voor de medewerkers ook nog eens interessant.

Enthousiaste gebruikers
De tevredenheid over dit project zit hem in de behaalde resultaten. Het product is goed afgestemd op onze wensen en tijdens de samenwerking houden we korte lijntjes. Er is voldaan aan beloftes die bij aanvang van de samenwerking gedaan zijn. Van de vooraf gestelde planning zijn we hier en daar afgeweken, maar dat was meestal nuttig en positief. Langzaam aan zien we dat CRM een steeds beter gewaardeerd systeem is, waar het nut en de noodzaak van wordt ingezien. De tevredenheid is gestegen onder andere omdat er nieuwe mogelijkheden zijn ontstaan om klantgegevens beter, veiliger en strategisch in te zetten.