)){kind=small}
)){kind=small}
Efficiënter en beter documenten beheren
Met een groeiende hoeveelheid documenten en een verouderd intranet stond ProWonen voor de vernieuwing en verdere professionalisering van de interne informatievoorziening. SharePoint is voor ProWonen hét organisatiemiddel dat efficiënter werken en het delen van informatie en documenten mogelijk maakt.
Waarom ging ProWonen met SharePoint werken?
“Intranet was aan vervanging toe en het beheer van onze documenten wilden we verder professionaliseren,” zegt Rob Spit, Communicatieadviseur bij ProWonen. “We hebben daarom gekozen voor een integratie tussen intranet en onze g-schijf, waarop wij voortaan onze documenten opslaan. SharePoint biedt ons die mogelijkheid. De implementatie en de invoering is een gezamenlijk project van onder andere Communicatie en ICT. Deze samenwerking is belangrijk, want ik verwacht in de toekomst een nog grotere toename van digitale communicatie, intern en extern.”
Dit jaar loste ProWonen met SharePoint een aantal interne problemen op. De vervanging van het verouderde intranet gaf de aanzet. Spit: “Het oude intranet stimuleerde niet om de interne nieuwsberichten te lezen en de grote hoeveelheid aan documenten op de gemeenschappelijke schijf nam alleen maar toe.”
Waarom koos ProWonen voor QS solutions?
In de oriëntatiefase onderzocht ProWonen verschillende soorten pakketten en kwam in contact met QS solutions. “QS solutions heeft ons uitgenodigd voor een symposium en voor een presentatie van SharePoint. We waren onmiddellijk enthousiast over dit product. QS solutions maakte dit pakket inzichtelijk en liet zien hoe we ermee de steeds grotere versnippering van pakketten konden tegengaan, hoe we onze documenten goed konden beheren en dat we konden gaan werken met één intern informatieportaal.”
Hoe wordt SharePoint ingevoerd?
Met de basis die nu draait, verloopt de berichtenuitwisseling veel beter. De grote klus, het opschonen van de documenten en deze invoeren in SharePoint, vindt plaats vanaf mei.
Spit: “Medewerkers gaan zelf hun documenten overzetten en daarvoor is eerst draagvlak van alle leidinggevenden nodig, anders hoeven we er niet aan te beginnen. We leggen heel goed uit, waarom we overstappen op dit pakket. Ons principe is dat alle documenten in teammappen komen en ook zichtbaar zijn voor iedereen. Duidelijk moet zijn wat de inhoud is, wie het gemaakt heeft en welke versie het betreft. We hebben geen geheimen, maar echt gevoelige gegevens schermen we natuurlijk op de juiste wijze af. We beginnen binnenkort met de vastgoedprojecten die allemaal een eigen website krijgen binnen SharePoint, inzichtelijk voor ieder team binnen de organisatie. Daarnaast hebben we andere onderwerpen en thema’s in SharePoint ingebracht, zoals ons ondernemingsplan, het jaarverslag, de begroting e.d.”
Spit wil stap voor stap de medewerkers overtuigen van het nut van het pakket. “We gaan daarom per team over op het nieuwe systeem, waarbij we goed in de gaten houden wat de ervaringen zijn en welke aspecten we direct kunnen verbeteren.”
Hoe verloopt de invoering van SharePoint?
Dat SharePoint veel biedt, was gauw duidelijk. “Ergens vonden we dat lastig, want daardoor moet je wel een goede kennis van het product hebben.” Spit is het niet eens met de Microsoft-filosofie dat in principe iedereen met het pakket moet kunnen werken. “Wie wil, kan met SharePoint de diepte in, maar we willen onze medewerkers niet confronteren met alle mogelijkheden. Niet iedereen is een ICT’er. Daarom hebben we een basis neergezet en daaromheen een schil gebouwd, waarmee iedereen kan werken en in SharePoint kan doen wat hij wil doen. In de schil zit de interne communicatie en de nodige functionaliteit om documenten op te slaan en te delen. Ons ICT-team bouwt de schil verder uit als dat nodig is.”
In mei voerde ProWonen de eerste gesprekken met QS solutions. Na de zomer vond de invoering plaats en SharePoint is live sinds 1 januari 2012.
Wat is de toegevoegde waarde van SharePoint?
Belangrijk is het tijdsaspect, vindt Spit. “Medewerkers werken efficiënter, kunnen makkelijker sjablonen openen, komen altijd langs relevante formele en informele berichten. De vele documenten zijn makkelijk te vinden en we kunnen al onze informatie met een druk op de knop met elkaar delen. Ik verwacht dat de hoeveelheid e-mail zal verminderen, omdat informatie via SharePoint voorhanden is. Bijvoorbeeld via de zogenaamde stamgegevens die op de voorpagina van elke SharePoint-site staan. Er is tevens een smoelenboek, er zijn agenda’s, medewerkers kunnen vergaderruimtes reserveren, er is een beeldbank met allerlei soorten foto’s, projectgroepen stellen zich voor, nieuwsberichten en mededelingen staan centraal etc. Door SharePoint krijgen onze medewerkers een beter zicht op de organisatie als geheel. In de toekomst ontsluiten we SharePoint op iPads en externe aannemers kunnen via een speciaal portaal inloggen, documenten bewerken en informatie uitwisselen. Ook onze raad van commissarissen heeft een eigen SharePoint-site.”
Wat is de toegevoegde waarde van QS solutions?
“QS solutions heeft ons goed begeleid. Zij hebben alle kennis van SharePoint in huis, weten hoe zij het pakket voor onze branche moeten inrichten. De samenwerking gaat goed en we hebben regelmatig contact. Dat was in het begin zeker nodig; we zijn nu na een jaar heel tevreden en hebben veel vertrouwen in QS solutions en in het product.”
Wat doet ProWonen?
Woningcorporatie ProWonen exploiteert meer dan achtduizend woningen, garages en bedrijfsruimten in de Achterhoek, verspreid over acht grote en zeventien kleine kernen van de gemeenten Berkelland, Bronckhorst en Oost Gelre. Daarnaast verkoopt ProWonen regelmatig (nieuwbouw-) woningen. Bij ProWonen werken ongeveer 100 mensen.
Meer weten?
Ben je op zoek naar een IT securitypartner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.