Hartekamp Groep

De relevantie van onze oplossingen, ervaring en expertise wordt natuurlijk pas tastbaar op het moment dat we deze bij onze klanten kunnen toepassen. Daarom vragen we graag aan hen wat hun ervaring is met onze diensten en met de producten die we leveren.

Hieronder lees je het verhaal van de Hartekamp Groep, een instelling die zorg en ondersteuning biedt aan mensen van alle leeftijden met een verstandelijke beperking.

Hart voor de zorg

Ellis Oud en Astrid Sira van de Hartekamp Groep zijn enthousiast over de organisatie waarvoor ze werken. En terecht! Dit is duidelijk een instelling met hart voor de zorg, hart voor haar cliënten en hart voor het grote betrokken team van medewerkers.

De Hartekamp Groep is actief tussen – grofweg – Heemskerk en Hillegom en biedt oplossingen op het gebied van wonen, werken, leren en vrijetijdsbesteding aan hen die verstandelijk of meervoudig beperkt zijn in hun ontwikkeling. De organisatie levert een breed pakket aan zorg en begeleiding. Van kinderdagcentra en naschoolse opvang tot vrijetijds- en dagbesteding. Van woon- en werkvormen tot specialistische zorg. Voor korte periodes of voor de lange termijn, wat de zorgvraag ook is.

Excel-lijsten

Ellis is werkzaam bij het cliëntservicepunt (CSP) van de Hartekamp Groep, het startpunt van de zorgvraag dat bemiddelt met alle afdelingen van de instelling. Iedere zorgvraag komt binnen bij het CSP. Een onmisbare schakel binnen de organisatie dus.

“Veel grote organisaties werken nog met Excel-lijsten”

Ellis vertelt: “We werkten – net als zo veel andere grote organisaties – nog met Excel-lijsten om zorgvragem bij te houden.  Matchen met het zorgaanbod van de organisatie vond plaats vanuit de kennis en ervaring van de cliëntadviseurs. Dat was tijdrovend en inefficiënt, dus de nood was hoog en de motivatie groot om een ander systeem te vinden dat de processen zou stroomlijnen.”

Qare365

Het toeval wilde dat Ellis en een collega zich hadden aangemeld voor een informatiedag bij QS solutions die – “tegen onze verwachtingen in!” – over Qare365 bleek te gaan. Qare365 is het CRM-systeem dat QS solutions ontwikkelde om zorgaanbieders te helpen hun werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en te automatiseren waar dat kan.

Het enthousiasme was meteen groot bij Ellis en haar collega: dit was precies wat het CSP van de Hartekamp Groep nodig had! Een systeem dat de processen zou stroomlijnen en de dataveiligheid zou waarborgen. Er werd een demo georganiseerd bij de Hartekamp Groep die ook bij de teammanager, collega’s van het CSP en de Raad van Bestuur  in goede aarde viel.

Bottom-up

De aankoop en inrichting van Qare365 werd aangemeld bij  de werkgroep ‘projecten’ van de Hartekamp Groep, die alle projecten van de organisatie coördineert en begeleidt. Vanaf dat moment stapte ook Astrid aan boord als projectleider.

Het management van de organisatie was blij verrast over de mogelijkheden van Qare365, vooral omdat het de wachtlijsten concreet zou maken én omdat de tool gekoppeld kon worden aan Microsoft Power BI voor het efficiënt verzamelen en helder presenteren van allerhande data.

Systeeminrichting

Het project kreeg groen licht, waarna budget en uren werden vrijgemaakt om het ten uitvoer te brengen. Ellis vertelt dat zij de hoeveelheid werk op voorhand had onderschat: “We hebben veel tijd besteed aan het analyseren van onze processen en het helder krijgen van de consequenties van iedere aanpassing aan de standaardinrichting van het systeem. Achteraf gezien was het overigens heel goed dat er geen templates waren. Zélf nadenken over processen en afhankelijkheden en zélf beslissingen nemen is veel waardevoller.“

“Zélf nadenken over processen en afhankelijkheden en zélf beslissingen nemen is heel waardevol”

Astrid vult aan: “Ook het exact in kaart brengen en digitaliseren van de zorgkenmerken van ieder van onze 110 zorglocaties en wooneenheden bleek een tijdrovende klus. Maar dat is ontzettend belangrijk voor het matchingsproces en was daarom een onmisbare stap in het proces!”

Ellis en Astrid hadden in eerste instant moeite met het ‘vertalen’ van hun zorgbehoeftes naar de technische taal die het inrichten van een IT-systeem met zich meebrengt en andersom had QS solutions soms moeite met de ‘zorgtaal’ van de Hartkamp Groep. Gelukkig kon dit in alle openheid worden besproken met het team van QS solutions om zo gezamenlijk tot een goede samenwerkingsrelatie te komen. Deze is tot op heden zo gebleven.

Voordelen

De collega’s van het CSP werden stap voor stap meegenomen in het proces, onder andere door deelname aan de werkgroepsessies. Ellis en Astrid zorgden ervoor dat zij in iedere fase van het project werden geïnformeerd en organiseerden ondersteuning om alle bestaande cliënten over te zetten naar het nieuwe systeem.

De waarde van het nieuwe systeem werd voor het team pas echt duidelijk toen het CSP er daadwerkelijk mee ging werken. Ellis en Astrid zetten de grootste voordelen op een rijtje:

• Informatie is overdraagbaar – dat scheelt heel veel tijd, bijvoorbeeld bij uitval van een collega
• Eenduidige manier van werken – een bureaudienstmedewerker zet cliëntgegevens in Qare365, waarna de cliëntadviseur het moeiteloos kan overnemen
• Matchingsmodule objectiveert de afstemming tussen vraag en aanbod – nog maar 20 procent is gebaseerd op de ervaring en deskundigheid van de cliëntadviseur
• Eén versie van de waarheid – managers hebben altijd toegang tot actuele wachtlijsten en beschikbaarheid, en hoeven daarom niet meer steeds aan te kloppen bij het CSP
• Toename in efficiëntie – gestroomlijnde processen en toegankelijke informatie zorgen voor een veel efficiëntere manier van werken

Periodiek onderhoud en nieuwe functionaliteit

De samenwerking met het team van QS solutions is goed bevallen. Astrid: “QS solutions is een heel benaderbaar bedrijf. De betrokkenheid is groot en de bedrijfscultuur komt grotendeels overeen met die van de Hartekamp Groep. Dat zorgt ervoor dat onze samenwerking heel open en prettig was en is.”

Het systeem voldoet  aan de verwachtingen. Daar waar dat niet zo is ligt dat volgens Ellis aan de gebruiker: “Het is een kwestie van scherp blijven op werkafspraken en periodiek het systeem opschonen.” De Hartekamp Groep laat Qare365 één keer per jaar nakijken door QS solutions. Dat zorgt voor een frisse blik waardoor – waar nodig – tijdig kan worden bijgestuurd.

“De samenwerking met QS solutions was en is heel open en prettig”

Daarnaast wordt periodiek gekeken naar de relevantie van nieuwe functies. De vragen die dan steeds worden gesteld zijn: Wat is de toegevoegde waarde voor de organisatie en haar cliënten? Is er capaciteit om nieuwe functionaliteiten te implementeren? Is er budget beschikbaar?

Overigens worden ook vanuit de Hartekamp Groep wijzigingen aangevraagd, bijvoorbeeld bij verandering van wetgeving. Wijzigingen worden waar mogelijk door de eigen applicatiebeheerders gedaan, met name als er geen sprake is van afhankelijkheden in het systeem, zoals het aanpassen van velden. Complexere aanpassingen die vragen om meer expertise en ervaring worden uitgevoerd door het team van QS solutions.

Duidelijkheid en dataveiligheid

Zoals gezegd heeft de implementatie van Qare365 geleid tot een efficiëntere bedrijfsvoering en gestroomlijnde processen. Dat wil niet zeggen dat de wachttijden korter zijn dan voorheen, maar wél dat er veel meer duidelijkheid is voor cliënten die in het aanmeldproces zitten, bijvoorbeeld voor welke locatie zij op de wachtlijst komen en ook – juist! – voor welke locatie niet.

De koppeling tussen Qare365 en Microsoft SharePoint ondersteunt bovendien het dataveiligheidsprotocol van de Hartekamp Groep, waarbij cliëntgegevens maar op één plek worden bewaard. De in-house privacy- en security officer kijkt mee met vraagstukken rondom dataveiligheid, en geeft advies over wat wel en niet mag.

Meer weten?

Ben je op zoek naar een CRM partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.