Ipse de Bruggen

De relevantie van onze oplossingen, ervaring en expertise wordt natuurlijk pas tastbaar op het moment dat we deze bij onze klanten kunnen toepassen. Daarom vragen we graag aan hen wat hun ervaring is met onze diensten en met de producten die we leveren.

Hieronder lees je het verhaal van Ipse de Bruggen, een Zuid-Hollandse organisatie met ruim 100 jaar ervaring in de gehandicaptenzorg.

Spin in het web

Jennifer de Jong is manager van de afdeling zorgbemiddeling van Ipse de Bruggen, een instelling die uiteenlopende vormen van zorg biedt aan mensen met een beperking. Team zorgbemiddeling is verantwoordelijk voor het regisseren van het aanmeldproces van het moment van oriëntatie tot en met het moment waarop de zorg start. De zorgbemiddelaars zijn in deze periode de spin in het web tussen de cliënt(vertegenwoordiger) en de zorgexperts. Ze fungeren als aanspreekpunt naar de cliënt (vertegenwoordiger) en bieden deze begeleiding gedurende het bemiddelingsproces.

“Het zorgbemiddelingsproces is dynamisch”

Het bemiddelingsproces was weliswaar gedigitaliseerd, maar nog niet volledig geautomatiseerd. Er werd gewerkt met meerdere systemen om grip te houden op de verschillende aspecten van het werk, waaronder zorgvraagverheldering, het vastleggen van cliëntinformatie, wachtlijstregistratie, financiering en dossiervorming. Het gebruik van deze verschillende systemen naast elkaar leverde niet de gewenste efficiëntie in de werkprocessen. Dat was dan ook de aanleiding om op zoek te gaan naar een systeem dat ondersteunend zou zijn aan het gehele bemiddelingsproces.

Qare365

Voor het vinden van een oplossing benaderde het projectteam van Ipse de Bruggen meerdere partijen, die stuk voor stuk aan de slag gingen met een vooraf opgesteld pakket van eisen, waaronder:

• Geautomatiseerd aanmeldformulier (data niet meer handmatig overtypen)
• Rapportagemogelijkheden
• Overzicht in capaciteit
• Wachtlijstbeheer
• Matchingsmodule
• Cliëntportaal waarin het aanmeldproces gevolgd kan worden
• Inzicht in de doorlooptijd om de verschillende fases van het proces meetbaar te maken

“De consultants van QS solutions hadden kennis van zaken en begrepen het zorgproces goed”

Uiteindelijk koos de organisatie voor Qare365, het CRM-systeem dat QS solutions ontwikkelde voor zorgaanbieders. Jennifer: “De consultants van QS solutions hadden kennis van zaken en begrepen het zorgproces goed. Dat maakte onze gesprekken prettig en waardevol, en resulteerde in goede – inhoudelijke – workshops.”

Gebruikersadoptie

Bij de ingebruikname van een nieuw systeem is het belangrijk dat de eindgebruikers ermee kunnen en willen werken. Training is daarin onmisbaar, maar slechts één schakel in het geheel. Het is essentieel om medewerkers vanaf het begin bij een dergelijk project te betrekken.

Bij Ipse de Bruggen was in eerste instantie sprake van een ‘gezonde’ dosis scepsis. Er waren door de jaren heen al eerder nieuwe systemen voorbij gekomen, maar die waren meer gericht op het primaire zorgproces (cliënten in zorg) en niet specifiek op zorgbemiddeling.

“De hamvraag die steeds voorop stond was: ‘waarom doen we dit?’”

Om te zorgen voor een zo groot mogelijke gebruikersadoptie werd meteen bij de start van het project een projectgroep samengesteld van medewerkers die daadwerkelijk met het nieuwe systeem zouden gaan werken. Dat waren natuurlijk zorgbemiddelaars, maar bijvoorbeeld ook medewerkers van de cliëntenregistratie, van de servicedesk, van functioneel applicatiebeheer en van de datamanagement- en sturingsgroep.

Jennifer: “Deze samenstelling zorgde voor een waardevolle referentiegroep, omdat iedere deelnemer vanuit zijn of haar eigen ervaring kon adviseren over de bestaande werkwijzen en hoe het beter zou kunnen. Daarnaast fungeerden ze als ambassadeurs richting de eigen achterban, bijvoorbeeld voor de raadpleging en voor het geven van demo’s en presentaties. De hamvraag die steeds voorop stond was: ‘waarom doen we dit?’”

De projectgroep stelde aan de hand van ieders input de lijst met criteria samen en voerde het selectieproces uit. Daarnaast was het leidend in het voorbereidende implementatieproces.

Ondersteuning van mensenwerk

Het team zorgbemiddeling is inmiddels aan de slag gegaan met het nieuwe systeem. Dat de gebruikersadoptie ervan tijd kost is logisch, vindt Jennifer. “Mensen moeten leren werken met het systeem. Ze moeten hetzelfde werk nu op een andere manier doen dan ze gewend waren en dat kost tijd. Daarnaast zijn we nog bezig om de punten op de i te zetten, terwijl het werk gewoon doorgaat.”

“Qare365 ondersteunt onze werkprocessen, denkt mee en faciliteert, en dat scheelt veel handmatig werk!”

Jennifer: “Zorgbemiddeling blijft natuurlijk mensenwerk, maar Qare365 ondersteunt onze werkprocessen, denkt mee en faciliteert, en dat scheelt veel handmatig werk!”

Jennifer heeft de samenwerking met QS solutions als prettig ervaren. “Het is fijn om samen te werken met een partij die deskundig is. Die onze processen en werkwijzen begrijpt en ons kan adviseren over verbeterpunten.”

Meer weten?

Ben je op zoek naar een CRM partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.