Woningcorporatie De Key: Alle informatie efficiënt op één plek

In Woningcorporatie De Key in Amsterdam gaat enorm veel informatie om. “Van documenten en audiovisueel materiaal tot bouwtekeningen en buurtplannen”, vertelt Rob de Haas, Teamleider Informatievoorziening. “En onze 350 medewerkers willen al die informatie vinden en er gemakkelijk mee werken. En dat vanuit één plek.”

De informatiebehoefte heeft meerdere lagen, afhankelijk van de gebruiker. “De gebiedsbeheerders beheren de complexen en hebben daarvoor inzicht nodig in de huurders, het onderhoud en de geplande renovaties”, schetst De Haas. “Terwijl het MT bijvoorbeeld wil zien welke complexen leegstand hebben, zodat ze hun strategie over afstoten of renoveren kunnen bepalen. We hadden een vastgoedportaal, maar dat vonden de gebruikers lastig om mee te werken. Je kon bijvoorbeeld complexen alleen op nummer opzoeken, niet op adres. Bepaalde bestanden stonden weer apart op een andere schijf. En analyses moest je zelf uit het datawarehouse halen. Medewerkers moesten veel klikken en in verschillende applicaties zoeken.”

Toegankelijk en altijd kloppend

Dit jaar startte De Key samen met QS solutions een project om alle informatie beschikbaar te maken op één locatie, via SharePoint 2016. De Haas: “Allereerst hebben we ervoor gezorgd dat de zoekmachine van SharePoint direct kan zoeken in het primaire bedrijfsproces. Ons datawarehouse haalt daar informatie uit die we nu met SharePoint toegankelijk maken. Die informatie wordt direct geïndexeerd, zodat SharePoint altijd klopt. Dat vertrouwen is erg belangrijk. Met functionaliteiten als Google Maps en routenavigatie verrijken we de informatie voor gebruikers.”

Vastgoedportaal Woningcorporatie De Key

Complex zoeken in het Vastgoedportaal

De gebruikers maken het systeem

Het creëren van draagvlak bij de gebruikers stond bovenaan. “Voorheen was het toch vooral een feestje van de afdeling Informatievoorziening en ICT”, aldus De Haas. “Dat was traditioneel zo gegroeid. Maar daardoor hadden we een systeem dat voor gebruikers minder logisch werkte. Voor dit traject creëerden we daarom een werkgroep uit verschillende disciplines binnen de organisatie. Zo krijg je meer betrokkenheid én een beter resultaat. Zo kwam er al snel naar voren dat bestanden niet opnieuw geüpload moeten worden, maar er een verwijzing naar de documenten moet komen. Een bestemmingsplan kan bijvoorbeeld voor meerdere meerdere complexen in dezelfde wijk gelden. Het is dan handiger om naar één bestemmingsplan te verwijzen en deze niet bij ieder complex opnieuw te uploaden.”

Efficiënt zoeken

“Nu kunnen gebruikers op basis van trefwoorden zoeken naar uiteenlopende documenten, zoals doorsnedes en afbeeldingen, monumentgegevens of asbestkeurrapporten. CAD-tekeningen voegen we in de volgende fase aan dit rijtje toe. Per complex wordt relevante informatie getoond. Gebruikers kunnen de zoekresultaten verfijnen, bijvoorbeeld op datum of bestandstype. Documenten toevoegen gaat ook veel sneller. Dat alles zorgt voor minder handelingen, waardoor gebruikers efficiënter werken. Al die informatie stond voorheen in verschillende systemen. Nu kun je heel eenvoudig zoeken en kom je snel bij het juiste resultaat.”

Vastgoedportaal Woningcorporatie De Key

Foto’s van complex in vastgoedportaal

Oog op de toekomst vanuit de gebruiker

De volgende stap is uitbreiden met planmatige onderhoudsprojecten en verenigingen van eigenaars (VvE’s). “Net als complexen zijn dit entiteiten. Met allerlei wisselende verbanden. Zo kan een VvE een of meerdere complexen beheren. Straks halen we ook deze gegevens uit het datawarehouse, zodat gebruikers direct de onderlinge relaties kunnen zien. Dat geeft weer extra inzichten.” Een andere stap is de overstap naar de cloud. Dat is volgens De Haas nog niet aan de orde. “Maar we bereiden ons er al wel op voor. Voor nu willen we documenten extern beschikbaar maken, zoals aan een VvE. Maar al met al hebben we nog genoeg wensen. En voor alles geldt: het gebruikersgemak staat centraal.”.