Even digitaal overleggen via Skype is ideaal. Maar vergaderen omvat veel meer dan alleen communiceren. Het gaat ook om het voorbereiden en het afhandelen van taken en beslissingen achteraf. En dat zijn precies zaken waar diensten zoals Microsoft Teams en Skype niet in voorzien. Reden voor QS solutions om hier een eigen oplossing voor te maken die aansluit bij de werkvloer.
Nederland heeft een echte vergadercultuur. Volgens vergaderexpert Wilbert van Vree is de Nederlandse werknemer gemiddeld een kwart van zijn werktijd kwijt aan vergaderen. En wanneer vergaderen ook nog eens inefficiënt gebeurt, is dat een flinke tijdsverspilling. Veel organisaties stappen nu wel over op nieuwe manieren van werken, maar houden nog te vaak vast aan oude manieren van vergaderen.
Voordat we bekijken hoe vergaderen digitaal veel efficiënter kan, nemen we eerst het proces van vergaderen onder de loep:
Er is ook nog een onderscheid te maken tussen formele en informele vergaderingen. Bij een informele vergadering wordt er weliswaar wel een datum geprikt, maar is er doorgaans weinig voorbereiding en kun je ook staand vergaderen. Verder is er wel een afhandeling, maar zijn de gemaakte beslissingen minder formeel. Bij een formele vergadering van een bestuur of directie bijvoorbeeld, is het noodzakelijk om beslissingen op basis van documenten en argumenten helder vast te leggen voor latere raadpleging.
Zover het proces zoals iedere kantoormedewerker dit kent. Hoe maak je vergaderen nu efficiënter?
Met online communicatie wordt vergaderen onafhankelijk van plaats. Dat levert al een forse besparing op reistijd op. De volgende stap in digitaal vergaderen is stoppen met het printen van alle documenten. Iedere directiesecretaresse kent de ervaring: op het laatste moment komt er toch nog een aangepaste versie van dat ene document dat vervolgens opnieuw twintig keer moet worden geprint.
Ook het maken van aantekeningen en notities kan nu digitaal worden gemaakt en gedeeld, bijvoorbeeld met OneNote. Maar ook dat kan nog handiger, want OneNote is feitelijk een digitaal notitieblok waarin jezelf nog de nodige structuur en indeling moet aanbrengen.
Meeting 365 is een Office 365 app waarmee je het gehele vergaderproces faciliteert. Op het startscherm zie je direct aankomende vergaderingen en afgelopen vergaderingen, netjes gecategoriseerd en georganiseerd in vergaderhubs. Zo worden bijvoorbeeld alle MT-overleggen, bestuursvergaderingen en projectvergaderingen gegroepeerd. Daarnaast zie je een overzicht van alle openstaande taken van alle vergaderingen. Je kunt ook direct een nieuwe vergadering maken.
Een nieuwe vergadering maak je aan zoals gebruikelijk met een titel, omschrijving, tijd en locatie. Je kunt deze ook besloten of open stellen, zodat mensen die niet zijn uitgenodigd wel mee kunnen lezen. Vervolgens nodig je de deelnemers uit, stel je hun gewenste aanwezigheid op vereist of optioneel en vraag je om input. Bij ieder agendapunt kun je naast een omschrijving ook een bestand toevoegen, door deze te uploaden of als SharePoint-snelkoppeling, notities maken en al direct taken opstellen. Met de redigeerfuncties van Office 365 kunnen deelnemers direct digitaal opmerkingen plaatsen en samen aan een document werken, zoals ik in dit eerdere blog uitgebreid uitleg. Om tijd te besparen, kun je terugkerende vergaderingen gemakkelijk kopiëren.
Tijdens de vergadering, fysiek of op locatie, maakt iedereen in Meeting 365 zijn eigen persoonlijke privé-notities, voegt opmerkingen toe aan de agendapunten en noteert direct taken. Na afloop maak je met één druk op de knop een vergaderverslag waarin alle input netjes wordt samengebracht. Alle gegevens van de vergadering kun je naderhand archiveren binnen Office 365.
Meeting 365 neemt het daadwerkelijk vergaderproces als uitgangspunt, en gaat dus veel verder dan alleen communicatie. Doordat iedereen digitaal werkt, ligt alles direct vast op één centrale plek, toegankelijk voor iedereen. Zo wordt vergaderen in Office 365 pas echt efficiënter.
)){kind=small}
)){kind=small}