Voor overheidsinstanties is het correct beheren van informatie niet alleen een kwestie van efficiëntie – het is een wettelijke verplichting. De Wet Open Overheid (WOO) en de Archiefwet stellen steeds strengere eisen aan het beheer van informatie en transparantie. In dit artikel bespreken we de uitdagingen die dit met zich meebrengt en hoe organisaties hier effectief op kunnen inspelen.
“Veel organisaties worstelen met de WOO en de Archiefwet,” vertelt Patrick, consultant bij QS solutions. “De WOO verplicht overheidsinstanties om hun informatiehuishouding op orde te hebben en informatie actief openbaar te maken. De Archiefwet stelt daarnaast specifieke eisen aan het bewaren en vernietigen van overheidsinformatie. Zonder de juiste tools en processen is dit een bijna onmogelijke opgave.”
Die worsteling is begrijpelijk. Het gaat om:
“Organisaties produceren tegenwoordig meer data dan ooit,” vervolgt Patrick. “Waar vroeger één fysiek dossier werd bijgehouden, hebben we nu te maken met e-mails, chatberichten, documentversies en bijlagen. Zonder goed beleid wordt dit al snel een digitale puinhoop.”
Die ‘digitale puinhoop’ is meer dan alleen een irritatie. Het leidt tot concrete problemen:
Microsoft Purview biedt een moderne oplossing voor deze uitdagingen. “Zie het als een digitale bibliothecaris,” legt Patrick uit. “Purview helpt je om automatisch de juiste bewaartermijnen in te stellen, gevoelige informatie te beschermen en ervoor te zorgen dat belangrijke documenten niet zomaar verdwijnen.”
Bij QS solutions helpen we organisaties al jaren bij het opzetten van effectief recordmanagement. Onze aanpak is praktisch en stap voor stap:
“Het mooie van deze aanpak is dat je direct resultaat ziet,” vertelt Patrick. “Medewerkers merken dat ze minder tijd kwijt zijn aan zoeken, IT ziet de opslagkosten dalen, en management heeft de zekerheid dat ze actief werken aan naleving van wet- en regelgeving.”
Een mooi voorbeeld is een grotere overheidsinstantie. Met ruim 1000 medewerkers en complexe informatiestromen stonden ze voor een flinke uitdaging. “Elk team had zijn eigen manier van werken,” vertelt Patrick. “Vergunningen, contracten, beleidsstukken – alles werd anders gearchiveerd. Dit maakte het niet alleen lastig om informatie terug te vinden, maar ook om te voldoen aan de WOO en Archiefwet.”
Met Purview werd een centrale aanpak mogelijk. Documenten worden nu automatisch geclassificeerd op basis van hun inhoud. Vergunningaanvragen krijgen bijvoorbeeld automatisch een bewaartermijn van 20 jaar, terwijl interne memo’s na 5 jaar worden verwijderd. “Het mooie is dat dit allemaal op de achtergrond gebeurt,” legt Patrick uit. “Medewerkers kunnen gewoon hun werk doen, terwijl Purview zorgt dat alles volgens de regels wordt bewaard en beheerd.”
Het resultaat? De organisatie bespaart niet alleen tijd en opslagruimte, maar heeft ook de zekerheid dat ze het risico op non-compliance minimaliseren.
Wil je ook grip krijgen op je informatiehuishouding en werken aan naleving van de WOO en Archiefwet? Ontdekken hoe Microsoft Purview jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Onze experts denken graag met je mee over een praktische aanpak die past bij jouw organisatie.
Plan een afspraak
)){kind=small}
)){kind=small}