Aanbestedingen. Helaas ontkom je er niet aan. Maar als je het toch moet doen, dan moet je ook alles uit de kast halen om ze te winnen. Dus, choose your battles! Allereerst zou je al aan tafel moeten zitten, voordat de formele aanbesteding eruit gaat. Dan heb je invloed. Kies vervolgens de aanbestedingen die echt bij jouw organisatie passen. Stel het juiste team samen, lever alles op tijd. Een goed systeem helpt. Zó doe je dat.
Het inschrijven op een aanbesteding is een behoorlijke onderneming. Allereerst moeten aanbestedingen tijdig bekend zijn binnen jouw organisatie, dan moet bekeken worden of aan alle voorwaarden wordt voldaan, er moet een projectteam worden samengesteld, er moet een plan geschreven worden en vervolgens moet alle documentatie binnen de gestelde deadline worden opgestuurd, anders ding je niet mee naar de opdracht.
Een goede voorbereiding is dus het halve werk. Heb jij een actuele lijst met de beslissers die er voor jouw organisatie toe doen en weet je wat hun gegevens zijn? Hoe warm is het contact dat je onderhoudt met potentiële opdrachtgevers? Weet je wat hun belangrijkste speerpunten zijn bij het gunnen van een opdracht? Als je het speelveld goed in kaart hebt, kun je er bovendien voor zorgen dat aanbestedingen al vóór het moment van publicatie bij jou bekend zijn. Zo komen aanbestedingen dus nooit meer zomaar ‘uit de lucht vallen’ en kun je al van tevoren afwegen of de aanbesteding bij jouw organisatie past: is de opdracht in lijn met jullie strategie? Is er een match met het DNA van jouw organisatie? En hoe zitten jullie in de regio waar de aanbesteding uitgeschreven wordt?
Documenteren is, ook bij aanbestedingsprocedures, cruciaal voor de continuïteit van je bedrijfsvoering. Vaak ligt de verantwoordelijkheid voor aanbestedingen slechts bij één of twee personen, dus voor een goede overdracht en soepele samenwerking is een goed bijgewerkt CRM-systeem een handige tool. In Qare365 houd je op een eenvoudige manier je contactenlijsten bij, noteer je de deadlines van aanbestedingsprocedures en plan je de werkzaamheden die daarvoor nodig zijn zorgvuldig, zodat de heilige sluitingsdatum nooit meer wordt gemist.
Ook als jouw aanbestedingsteam bestaat uit verschillende disciplines zoals de financiële afdeling, zorgprofessionals, collega’s van planning en de juridische afdeling, is het prettig als alle informatie op één plek wordt verzameld. Werknemers kunnen samen werken aan dezelfde documenten en weten van elkaar wat ze doen. De ingebouwde checklist in Qare365 zorgt ervoor dat er geen stap vergeten wordt in de aanbestedingsprocedure of, omgekeerd, dat er geen dubbel werk wordt gedaan. Ook documenten die vaak hergebruikt worden, zoals de KvK-inschrijving of het organisatieprofiel, zijn binnen twee tellen bij de hand in Qare365.
Op deze manier is het winnen van een aanbesteding geen toeval, maar het resultaat van goed teamwerk!
Jochem Dijs | +31 33 7122160 | jochemd@qssolutions.nl
)){kind=small}
)){kind=small}