Starten met Microsoft Power BI

Vandaag de dag draait iedere organisatie op data. Toch wordt de potentie van data nog lang niet ten volle benut. Microsoft Power BI is een praktische tool om data uit verschillende bronsystemen samen te brengen en te combineren in waardevolle rapportages. In dit blog bekijken we hoe je data kunt ontsluiten en modelleren om rapportages en dashboards te maken.

Van businessvraag tot datavraag

Het begint met een vraagstuk vanaf de werkvloer, zoals: “Waarom lopen de verkopen terug?”, of: “Hoe kunnen we grip krijgen op de capaciteit?”. Het antwoord op dit soort vragen komt voort uit een samenwerking tussen specialisten die dagelijks werken in de interne processen, en data-analisten. Als data-analist vraag je de specialisten om voorbeelden of een plaatje: “Teken eens hoe je het graag zou willen zien”. Vervolgens kijken we welke data nodig is en hoe deze uit verschillende systemen worden opgehaald. Het gaat vaak om het combineren van data, gerelateerd aan verschillende bedrijfsprocessen. De kunst is dan om de data, afkomstig uit de verschillende bronsystemen, aan elkaar te relateren.

Data verzamelen uit verschillende bronnen

De specialisten vanuit de business en de data-analist bepalen samen welke data per bron ontsloten wordt en hoe data aan elkaar gerelateerd wordt. Power BI biedt standaard tientallen connectoren beschikbaar waarmee een breed scala aan databronnen toegankelijk is:

Power BI Gegevens ophalen

De functie “Gegevens ophalen” in Power BI: tientallen connectoren beschikbaar

  • Microsoft software: uiteraard werkt Power BI uitstekend samen met alle applicaties van Microsoft zelf, On Premise en in de Cloud. Van Office 365, Dynamics 365, Project Online/Server, SharePoint tot Exchange.
  • Databases: naast Microsoft SQL/Server, Access en Azure beschikt Power BI ook over connectoren voor o.a. Oracle, IBM DB2, Sybase, SAP HANA, SAP BW en Google Bigquery.
  • Online diensten: waaronder Salesforce, Adobe Analytics, Google Analytics, Facebook, Planview, Webtrends, Zendesk en Teamdesk.
  • Bestandstypen en data protocollen: als een systeem data kan exporteren naar Excel of als CSV, kan het door Power BI worden verwerkt. Daarnaast kent Power BI ook formaten zoals XML, OData, JSON, Folder en PDF.

Voor systemen waarvoor Power BI niet over een connector beschikt zijn er uiteraard ook oplossingen om data te ontsluiten en te presenteren.

Ontsluiten van data met behulp van OData

Een van de beschikbare connectoren om data te ontsluiten is een OData-feed. OData is een veelgebruikt open protocol. Het OData protocol is bijvoorbeeld in Excel beschikbaar. Ook het maken van connecties naar Microsoft Dynamics CRM, Project Online/Server en SharePoint gebeurt met het OData protocol. Steeds meer publieke online diensten bieden gegevens op basis van OData aan, zoals bijvoorbeeld het Centraal Bureau voor de Statistiek.

Bij een OData feed wordt de data via een URL ontsloten en ingelezen in Power BI. Na het invoeren van de juiste URL van de databron en eventuele credentials (aanmelden, autorisatie) is de verbinding met de desbetreffende databron gelegd.

Power BI OData-feed koppelen

Connectie maken met de OData-feed

Afhankelijk van de databron, de ingevoerde URL en beschikbare data, komen er één of meerdere data-objecten beschikbaar. Een data-object is een verzameling aan gegevens, vergelijkbaar met een tabel met kolommen. Zijn er meerdere data-objecten beschikbaar, dan kunnen deze worden geselecteerd. Na het bevestigen komen de geselecteerde data-objecten als tabellen in Power BI beschikbaar.

Power BI data objecten

Verschillende data-objecten beschikbaar: selecteren welke moeten worden ingelezen

Data-extracties en een uniforme interface

In Power BI laat je je oorspronkelijke databronnen intact. Je hoeft de brondata uit verschillende systemen niet samen te voegen of te bewerken. In plaats daarvan werk je met data-extracties die je gebruikt in je rapportages. Een van de grote voordelen van Power BI is dat het niet uitmaakt uit welke bronsystemen of databases er data wordt ontsloten. Eenmaal de data ingelezen in Power BI, is elke in tabelvorm beschikbare dataset op dezelfde manier benaderbaar om hierop bewerkingen uit te voeren. Zo kun je kolommen verbergen, data manipuleren (bijv. lege waarden vervangen door het cijfer 0), rijen sorteren en nieuwe kolommen met berekeningen toevoegen.

Modelleren van data

Met Power BI breng je gegevens uit meerdere databronnen samen en leg je deze in een eigen datamodel vast. Daarna creëer je relaties tussen de gegevens met een zogeheten identifier, zoals een debiteurennummer, vestiging of maand bijvoorbeeld. Door relaties tussen data te leggen, kun je de gestelde vragen beantwoorden, zoals: “Wat is de omzet per maand van de verkopers van de vestiging Apeldoorn?”. In een volgende blog gaan we verder in op het belang van het relateren van data en de beveiliging van data, zodat gebruikers alleen de voor hun relevante data zien.

Power BI data objecten relaties

Hier zie je verschillende data-objecten – tabellen met kolommen – samengevoegd tot één datamodel (1). Dit model is de basis om je rapportages te bouwen, waarmee je de data visueel aantrekkelijk maakt en met de Publish-knop (2) kunt delen met andere gebruikers.

Zelf waardevolle rapportages maken

Power BI is ontwikkeld voor selfservice. Na het aansluiten van de diverse databronnen en het verwerken en modelleren van de verkregen data kunnen gebruikers zelf – met minimale training – rapportages maken. Dat maakt beantwoording van businessvragen laagdrempelig. Specialisten bouwen zelfstandig de oplossing verder uit.

Het daadwerkelijk maken van rapportages en dashboards met Power BI, als vervolg op hetgeen tot nu toe beschreven, komt in het volgende blog aan bod. Even wachten, deze komt snel online!


QS solutions webinars

Power BI webinar reeks

Wilt u meer weten over Power BI? Volg dan onze webinar reeks "In drie stappen naar waardevolle rapportages met Power BI".

Schrijf u in voor de webinar reeks