Integraal Corporatie Portaal bij de Key

“Jaren geleden hadden we al de behoefte op één plek alle relevante informatie bij elkaar te vinden, zoals documenten, administratieve gegevens en audiovisueel materiaal,” zegt Rob de Haas van De Key. “Maar de juiste technologie bestond toen gewoon nog niet. Nu wel. Het is webtechnologie, de technologie van Sharepoint, het fundament voor ons Integraal Corporatie Portaal.”

“SharePoint is er nog niet zo lang, maar er is wel heel veel mogelijk met deze webtechnologie,” zegt Rob de Haas. Rob is Teamleider Informatievoorziening van woningcorporatie De Key in Amsterdam. Een organisatie waar heel veel verschillende soorten informatie in omgaan. Van documenten en audiovisueel materiaal tot bouwtekeningen en buurtplannen. Met zijn team zorgt De Haas ervoor dat de 450 medewerkers van De Key alle benodigde informatie op tijd hebben.

“Er is veel behoefte aan informatie en dat kan van alles zijn. Bijvoorbeeld een overzicht van alle huurders in één bepaalde wijk. Overzichten van leegstand. Planningen voor onderhoud of renovatieplannen. Stuurinformatie voor het MT of de directie. Naast alle gegevens in de standaardfunctionaliteit is er telkens nieuwe informatiebehoefte. Wij proberen die informatie zo goed mogelijk aan te bieden, via een rapport, via grafieken of op andere manieren. Tegenwoordig gebruiken we SharePoint dat het fundament is voor ons vastgoedinformatiesysteem, ons Integraal Corporatie Portaal (ICP), dat we samen met QS solutions  voor woningcorporaties hebben ontwikkeld. Het is modulair en corporaties kunnen het naar eigen inzicht inrichten.”

ICP

Centraal in ICP staan drie belangrijke functies: Complexbeheer, Projecten Nieuwbouw/Transformatie (renovatie) en Planmatig Onderhoud. De kracht van het ontwikkelde ICP is dat het allerlei soorten informatie op één plek presenteert. De drie functies moeten ieder voor zich de benodigde informatie presenteren, maar ook aan elkaar laten weten dat er bij de ander activiteiten plaatsvinden.

“ICP is een product om te kunnen samenwerken, vindt De Haas. “SharePoint genereert een groot aantal websitepagina’s en biedt daarmee informatie op een hele toegankelijke wijze aan, die in principe beschikbaar is voor de hele organisatie. Voor het Planmatig onderhoud bijvoorbeeld, hebben medewerkers informatie nodig. Niet alleen de standaardinformatie over de locatie en de huurders, maar ook historische informatie over eerder onderhoud, bijvoorbeeld tekeningen, foto’s of berekeningen. Die informatie is digitaal vastgelegd en verzameld in het ICP.”

Tevens signaleert ICP of er nog andere processen lopen voor het desbetreffende pand of de locatie. De Haas grapt: “We moeten immers voorkomen dat de ene afdeling grootschalig onderhoud plant, terwijl een andere afdeling de sloop van het pand in voorbereiding heeft ten behoeve van nieuwbouw. Het ICP voorkomt een hoop kosten en ergernis. Onze kantoren zijn verspreid over de stad en dat beperkt de communicatie wel eens. Vóór 2007 werkten we met de informatie uit de standaard bronsystemen en grafische informatie presenteerden we via een pc. Overal waren documenten en foto’s aanwezig en om die te achterhalen belden we met elkaar. Medewerkers die langer in dienst zijn, weten onderhand wel bij wie of waar ze moeten zijn. Maar de jongere niet. Opgebouwde kennis moet je vasthouden en opnieuw kunnen aanbieden, maar dat deden we echt onvoldoende.”

Opleiding

Tegelijk met de invoering van het Integraal Corporatie Portaal werd ook het intranet geconverteerd naar de webtechnologie van SharePoint. De invoering van beide toepassingen verliep zonder problemen. De Haas was niet veel tijd kwijt aan het trainen en opleiden, want de werking van websites is immers bekend. “Er werken nu ongeveer 450 mensen met het nieuwe ICP en het nieuwe intranet. De meesten wilden er direct mee aan de slag, maar hier en daar was er ook tegenstand of bijvoorbeeld bij de ontwikkeling de bekende discussie over eigenaarschap van gegevens.” De medewerkers van De Key kunnen altijd terecht bij een interne opleider of volgen één van de trainingen in het interpreteren van de informatie.

De Haas “Navigeren en uploaden van gegevens, dat is eenvoudig te doen. Maar de informatie te interpreteren, daar is soms begeleiding of een korte training voor nodig. Het systeem vraagt wel wat meer als het gaat om het vastleggen van gegevens, maar door het op één plek bij elkaar hebben van onze gegevens, winnen we daarna heel veel tijd. Dit alles maakt dat het gevoel van toegevoegde waarde erg groot is, vooral bij het MT en op directieniveau. ‘Dit hadden we eerder moeten hebben’ hoor ik regelmatig.”

Samenwerking

QS solutions en De Key werkten samen de functie Complexbeheer in een technisch concept uit. QS solutions richtte SharePoint zodanig in dat voor elk pand van De Key automatisch een website wordt gegenereerd. De Haas: “We hebben 450 complexen en ieder complex heeft een eigen website op basis van een template. Als er een complex bijkomt, genereert SharePoint automatisch een nieuwe website. Het is eenvoudig om websites te genereren en het is makkelijk om de informatie uit de bronsystemen via één systeem te presenteren. De databases zijn goed gevuld en het toevoegen van foto’s, illustraties en bijvoorbeeld video’s doen de medewerkers heel makkelijk zelf. QS solutions ondersteunt enerzijds het onderhoud en het beheer van het nieuwe intranet; anderzijds helpt zij bij het volwassen maken van het ICP. De samenwerking verloopt nu twee jaar heel goed, mede ook vanwege hun goede kijk op projecten in de vastgoedwereld.”

Toekomst

De drie ICP-functies Complexbeheer, Projecten Nieuwbouw / Transformatie en Planmatig Onderhoud presenteren de informatie. In de toekomst moet het wijzigen van gegevens via ICP ook mogelijk worden. Een andere stap die De Haas wil nemen, is de externe ontsluiting. Het moet mogelijk worden delen van informatie in ICP via SharePoint op een openbare website te presenteren. Zo kan de organisatie haar klanten van actuele informatie voorzien.

Tevens denkt de organisatie na over het toegankelijk maken van het ICP voor externe partijen, zoals architecten en aannemers. Met hen werkt De Key nauw samen en het is efficiënter werken als bijvoorbeeld bouwtekeningen eenduidig en gestructureerd worden opgeslagen in de documentlibrary van SharePoint. Als een architect een nieuwe bouwtekening plaatst, krijgen alle betrokkenen automatisch een e-mailtje over deze actie. De Haas gaat in de toekomst ook gebruik maken van informatie op websites van andere relevante organisaties. “Op de websites van de stadsdelen bijvoorbeeld, staat veel informatie over wat er in de wijk speelt en gaat gebeuren. Informatie die erg interessant is voor een woningcorporatie. Die informatie wil ik graag automatisch binnenhalen en presenteren in het ICP. Denk ook aan de webmogelijkheden die mobiele telefoons hebben; ik zie een integratie met ons ICP wel zitten. Maar het duurt nog wel even voordat het zover is. We zijn nu bezig om alles over te zetten naar webtechnologie, daarna gaan we onze toekomstplannen verder uitwerken. Eerst moeten we het fundament goed neerleggen.”

Meer weten?

Ben je op zoek naar een IT partner die met jou samenwerkt om de veiligheid van de organisatie te verbeteren en medewerkers zo productief mogelijk te laten werken? Laat het ons weten! Onze experts helpen je graag op weg.