Inzicht en samenhang in alle digitale werkruimtes

Met de omslag van Microsoft van SharePoint naar Office 365 zijn er allerlei nieuwe mogelijkheden bij gekomen om samen te werken. Handige nieuwe functionaliteiten, en tegelijkertijd ook onduidelijkheid. Hoe breng je hier samenhang en structuur in zodat je daadwerkelijk efficiënter samenwerkt? In deze blog bekijken we de uitdagingen van digitaal samenwerken én hoe je het inzicht en de samenhang behoudt.

Vroeger was er alleen SharePoint als digitale samenwerkplek. Office 365 Groups en Microsoft Teams volgden. Ondertussen zijn de traditionele SharePoint sites hernoemt naar klassieke sites, en zijn er nu ook moderne teamsites voor samenwerken en communicatiesites voor het intranet. De keuze voor een digitale samenwerkomgeving is groot. Dat is winst, maar brengt een aantal uitdagingen met zich mee. Wanneer kies je een SharePoint site en wanneer een Microsoft Team? En als je SharePoint sites en Teams door elkaar gebruikt als project werkruimte bijvoorbeeld, hoe houd je het overzicht.

Informatie overload voorkomen

Als kenniswerkers zijn we afhankelijk van informatie. We werken aan projecten, bewaken klantrelaties, onderhouden externe contacten en wisselen kennis uit met collega’s. Daarom is het cruciaal dat werknemers grip hebben op de stroom aan bestanden, updates, nieuws en taken. In SharePoint-omgevingen zijn we gewend om sites op te delen in categorieën: afdelingen, projecten, kennis communities, etc. Hoe pak je dit aan in een mix van SharePoint sites, Groups en Microsoft Teams? De onderlinge samenhang en structuur is al snel zoek, waardoor de werkomgeving erg onoverzichtelijk wordt.

Om gebruikers inzicht te geven in hun verschillende werkruimtes, bedachten we PortalTalk 365. Elke gebruiker heeft in deze tool een persoonlijke navigatie op maat. Alleen de werkruimtes die relevant zijn voor die gebruiker worden getoond. Daarmee voorkom je dat gebruikers zelf naar relevantie moeten zoeken en zo worden bedolven onder een vloedgolf aan informatie.

De regisseur van alle werkruimtes

PortalTalk 365 is een kant-en-klare-cloudoplossing waarmee alle facetten rondom het samenwerken vanzelfsprekend worden. Elke type werkruimte kun je koppelen en praktisch gebruiken:

  • Categoriseren: Of het nu een SharePoint Site, Microsoft Team of een Outlook Group is, PortalTalk 365 deelt het in per categorie (bijvoorbeeld: afdelingen, projectteams of een kennis communities). De gebruiker heeft zo een overzicht van hun digitale werkruimtes ingedeeld op basis van categorieën.
  • Mijn-omgeving: Om het nog makkelijker te maken; PortalTalk 365 biedt iedere gebruiker een gepersonaliseerde omgeving. Hierin zien zij alleen de werkruimtes waarvan ze eigenaar zijn of waarvoor ze zijn uitgenodigd. Je kunt als eigenaar een werkruimte openbaar stellen of gesloten maken. Gesloten werkruimtes zijn alleen te zien voor uitgenodigden.
  • Apps: Applicaties worden gezien als een aparte entiteit in PortalTalk 365. Een gebruiker ziet direct de apps waartoe hij toegang heeft in hun “Mijn” omgeving. Hij kan ook zijn eigen apps invoeren, zoals bijvoorbeeld LinkedIn. Als de app geïntegreerd is in Azure Active Directory (AAD), dan is Single Sign-On standaard voorzien.

PortalTalk 365 screenshot

  • Gemakkelijk kennisdelen. Een openbare werkruimte kan door iedereen worden gelezen. Dat is ideaal voor het delen van kennis op een specifiek kennisgebied. Bijvoorbeeld voor alle applicatiebeheerders van verschillende afdelingen, die zo eenvoudig actuele informatie uitwisselen.
  • Gecontroleerd samenwerken met externen: Office 365 laat gebruikers eenvoudig samenwerken met externen. Door externen toegang te geven tot Office 365, werk je productief samen. Toch brengt dit risico’s met zich mee. PortalTalk 365 zorgt ervoor dat de eigenaar van een werkruimte met self-service gebruikers kan toevoegen. Daarnaast wordt de eigenaar periodiek gevraagd om te controleren of de genodigden nog steeds toegang nodig hebben.
  • Toegangsbeheer met selfservice: Wil je als specialist bijdragen aan een openbare werkruimte? Dan kun je toegang aanvragen. De eigenaar krijgt het verzoek en kan in de workflow direct toegang geven.
  • Archiveren: Na actief gebruik sluiten eigenaren een werkruimte af. Niet alleen de documenten worden gearchiveerd, ook alle communicatie. Werknemers met toegang hebben alleen nog maar leesrechten en externen verliezen hun toegang.
  • Governance: Het beheer ligt met PortalTalk 365 bij de business. Via audits en rapportagemogelijkheden kunnen Security Officers, accountants en governance-experts controleren wie waartoe toegang heeft tot welke data en om welke reden.

Welke werkruimte je ook kiest

Met PortalTalk 365 vereenvoudigen we de keuze voor de juiste digitale werkruimte voor de job-to-be-done. We brengen samenhang en structuur aan, zodat medewerkers snel bij de juiste werkomgeving uitkomen. Of je nu met de traditionele SharePoint-sites werkt, Microsoft Team aanhangt, met PortalTalk 365 behoud je het overzicht. En dat verlegt de vraag van welke type digitale werkruimte, naar hoe je nu precies wilt samenwerken.

Meer weten?  Bekijk onze webinar.